Blogindlæg af Rasmus Frey, sekretariatschef ved OS2

OS2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab er et åbent fællesskab for alle offentlige myndigheder.

Fællesskabet skal fremme samarbejde, deling og digital udvikling af relevante løsninger for de offentlige myndigheders slutbrugere.

OS2 er ikke et udviklingshus eller en leverandør. OS2 er fællesskabet for offentlige myndigheder, der er interesseret i at lave digitale løsninger, som løser et fælles behov.

OS2 er stedet, hvor det offentlige kan gå sammen om at få udviklet og tilvejebragt et stykke software, et modul, en løsning, der ikke nødvendigvis skal dække de mange kommuner, men kan dække et mindre behov.

I OS2-fællesskabet betaler man kun for tingene en gang. En vigtig del af fællesskabet er, at resultater frigives open source. Når en løsning eller andet er skabt, er resultatet frit tilgængelig for alle. Man opnår derved en stor værdi for pengene da der ikke betales for samme udviklingstime flere gange. Der opkræves heller ikke licenser.

Klare gevinster i fællesskabet

En kommune eller anden offentlig myndighed kan opnå klare økonomiske fordele ved at bruge OS2-fællesskabet aktivt.

I OS2-fællesskabet ligger 15 driftsklare open source-produkter. Alle udviklet i tæt samarbejde mellem kommuner og it-leverandør. Løsningerne er frit tilgængelige og eneste omkostning forbundet ved implementering er drifts- og support aftalen samt eventuelle tilpasninger man måtte ønske.

I OS2-fælleskabet ligger også en lang række igangværende initiativer som enten er i idefasen eller projektfasen. Fælles for disse er at resultatet vil være endnu et driftsklart open source-produkt.

Der er gevinster at hente i hele processen. Er man med tidligt og en del af den gruppe, som løfter økonomien til udvikling, opnår man en høj grad af indflydelse på løsningen samtidig med, at man opbygger kompetencer i egen projektorganisation og opnår ekspertviden om den løsning, der skabes. Går man med i en løsning senere, opnår man gevinst på sparet udviklingsomkostning og kan fokusere på videreudvikling og kompetenceopbygning. Bidrager man til den fælles koordinering og ejerskabet af løsningen, opnår man en høj grad af kompetenceopbygning i egen organisation. I OS2-fællesskabet spiller alle hinanden bedre, og jo mere man er aktiv og en del af jo større er gevinsten.

OS2 skaber tryghed – OS2 er driftssikkert

• OS2 har 61 kommuner som medlem og man får derfor adgang til en kæmpe pulje af initiativ og viden.
• OS2 har en klar strategi om at løsninger skabes og vedligeholdes i tæt samarbejde med professionelle leverandører.
• OS2 har en klart defineret governance for løsninger, og en tydelig linje imellem løsninger der er driftsklare og gennemtestede, og løsninger som er i projektstadie eller produktmodning.
• Med OS2 er man ikke overladt til sig selv. OS2 har et centralt sekretariat, en aktiv bestyrelse, samt en række videns netværk, ligesom der står altid et andet medlem klar til at hjælpe med råd og vejledning.
• I OS2 er leverandøren også med. De mange IT-leverandører er en aktiv og vigtig del af fællesskabet. En OS2 leverandør videndeler og er i aktiv dialog med fællesskabet om nye forretningsmuligheder.
• OS2 sikrer ejerskabet til resultaterne via open source licenser. Bevarelse af ejerskabet sikrer en høj grad af medindflydelse, og det sikrer retten til deleøkonomi og en reel deling af løsningerne.
• OS2 har en forventning om aktiv deltagelse. F.eks. ved at et medlem bidrager aktivt med ressourcer, ideer og kompetencer. Videndeler og opbygger kompetencer med OS2. Deler resultater åbent med fællesskabet.
• OS2-løsningerne har en rigtig god track record. 15 løsninger har status af produkt, hvilket betyder, at de er i drift i mere end én kommune og efterlever et af de 3 niveauer i OS2s governance. Flere OS2-produkter benyttes med succes i alt fra 10 til 80 kommuner.

OS2 er fyldt med værdiskabende muligheder

• I OS2 fællesskabet gør vi hinanden bedre. Vi har platformen og værktøjerne til tværgående videndeling.
• Med OS2 kan man skabe de skræddersyede løsninger, som matcher de kommunale behov.
• Med OS2 skabes løsninger, som kan udfylde de huller, der opstår i store nationale løsninger eller i leverandørstyrede løsninger.
• OS2-fællesskabet kan udnyttes til at bryde IT-monopoler. Ejerskab over egen kode er et stærkt værktøj til at opnå indflydelse.
• Med OS2 kan man skabe billigere IT-løsninger. Alle løsninger i OS2 er skabt på baggrund af en positiv businesscase. En businesscase som kun bliver bedre, når flere tager løsningen i brug og bidrager til den fremtidige udvikling. Intet er gratis, men med samskabelse og deleøkonomi, opnår man med OS2 besparelser, og kommer længere end man kunne alene.

Her nogle gode eksempler:

OS2mo version 2.0 med et udviklingsbudget på lige over 1 million er f.eks. blevet en realitet ved, at 31 kommuner yder bidrag på, hvad der svarer til maksimalt 1,3 krone pr. borger. Det betyder, at kommunerne får udviklet en vigtig løsning, der er tiltænkt positionen som den autoritative kilde for beskrivelse af en Organisation. Det vil sige organisationens struktur, Aktørerne; medarbejdere og eksterne parters roller i organisationen. En løsning som er vigtig i forbindelse med implementeringen af Støttesystemerne i Monopolbruddet. Samt en løsning som støtter kommunerne i deres arbejde med rammearkitekturen. Ved at udvikle løsningen i fællesskab og via OS2 sikres samtidig ejerskabet og retten til at dele via open source-licensen. Kommunerne får altså fuld leverandørfrihed.

OS2display har f.eks. medvirket til, at Aarhus Kommune har kunne ensrette deres infoskærmløsning til én, fremfor tidligere hvor op til 7 forskellige løsninger var i brug. Løsninger som alle var mere eller mindre nødløsninger i mangel af bedre. Med OS2display har man fået en skræddersyet løsning som matcher de konkrete behov, og som er lagt billigere at drifte og supportere.

Investeringen til OS2indberetning er tæt på tjent hjem, bare ved at implementere løsningen. En løsning der automatisk registrere, indberetter, godkender og udbetaler ved kørsel i egen bil. Det sker enten vi en app eller via OS2indberetnings webside. Det er en fuldt digital løsning. Løsningen er nem at bruge, og erfaringer viser, at medarbejderne begynder at tage løsningen i brug - stort set uden hjælp. Med OS2indberetning overholdes alle gældende regler fra dag ét. OS2indberetning automatiserer i høj grad udbetalingen af kørselsgodtgørelse, også her er store gevinster at hente.

En løsning som OS2dagsorden har været i drift i Syddjurs kommune siden 2011, og betyder at udnytte en papirløs mødeapplikation for samtlige medarbejder og ikke kun nogle få udvalgte. Løsningen håndterer tæt ved 200.000 logins årligt og i snit publiceres 300-350 dagsordner i systemet årligt. Økonomien er yderst attraktiv, løsningen er som alle OS2 løsninger open source og licensfri. Udviklingsomkostningerne til nuværende version har været:

• Syddjurs udviklede version 1.0 for kr. 150.000 (inkl. åben plugable arkitektur til ESDH og plug in til Acadre MM)
• Ballerup, Ishøj, Sønderborg og Syddjurs udviklede version 2.0 for kr. 100.000
• Syddjurs har videreudviklet og konsolideret for kr. 50.000 hvert driftsår
• Ballerup sikrede udvikling af plugins til eDocs dagsordenmodul og Ditmer Agenda Management for kr. 105.000
• Ishøj har fået udviklet plugin til SBSYS Dagsorden for kr. 15.000

Så totalt set har OS2dagsorden kostet ca. 620.000 kroner for en løsning som er i drift på 6. år. Implementering af OS2dagsorden har Ballerup fået foretaget for kr. 40.000. Alt i alt en succes som giver alle medarbejder adgang og til meget få midler, selv for de kommuner som har løftet de primære udviklingsomkostninger.

Løsningen OS2loop bruges i Aarhus Kommunes Magistratsafdeling for Sundhed og Omsorg, hvor godt 5000 sundhedsmedarbejdere arbejder. De er opdelt i ni geografiske områder, som hver svarer til en gennemsnitlig dansk kommune.
OS2Loop gør det nemt og hurtigt for medarbejderne, at bruge deres mobile devices til at drage nytte af viden spredt over hele organisationen uafhængig af organisatoriske skel, eller om man lige har en kollega ved hånden. Løsningen har drastisk ændret den rolle, som den centrale IT-support spiller. OS2loop gør videndeling direkte imellem medarbejderne muligt, hvilket betyder, at man kan målrette ressourcer til andre arbejdsopgaver. OS2loop er en succes, og løsningen har skabt både besparelser såvel som øget tilfredshed, fordi man får nemmere og hurtigere svar på sine spørgsmål.

OS2webscanner er et glimrende eksempel på, hvordan medlemmerne i OS2-fællesskabet kan reagere hurtigt, og skabe en fælles open source-løsning på et konkret og presserende behov. OS2webscanner blev skabt og besluttet i maj 2014. Efter en proces, der klargjorde behov for funktionalitet, samt en finansierings- og budrunde, blev OS2webscanner sat i produktion hos leverandøren Magenta. Allerede i juli 2014 var OS2webscanner testet, dokumenteret og sat i drift, og dermed klar til at scanne hjemmesider for de første tilmeldte kommuner. Version 1.0 af OS2webscanner blev udviklet for lige under 200.000, og er siden videreudviklet løbende på initiativ fra de tilsluttede kommuner.

OS2-fællesskabet giver en høj grad af fleksibilitet. Man kan være med i det, som giver mening, og dermed yde en ekstra indsats i de projekter og produkter, som skaber størst værdi for egen forretning. Samarbejdet med leverandørerne og andre kommuner foregår i høj grad efter agile udviklingsprincipper. I fællesskab kan vi rykke hurtigt, og vi kan hurtigt udvikle mindre løsninger eller en POC (proff of concept). OS2s governancemodel understøtter den agile udviklingsproces, hvor man kan starte ud på niveau 1 og så bevæge sig op i niveauerne i takt med at produktet modnes.

Et fællesskab som OS2 understøtter det enkelte medlems innovationskraft. Det er nemt og hurtigt at få feedback på ideer og tanker. Produkterne udvikles i fællesskab og er i høj grad baseret på indblik i de konkrete udfordringer, som er til stede. Det giver bedre løsninger at flere inddrages, og at flere vinkler og løsninger afprøves.

Hvad gør OS2 også?

OS2 har et sekretariat med en sekretariatschef og en kommunikations- og projektkoordinator. Sekretariatet forestår den daglige drift af fællesskabet, yder støtte til medlemmer og projekt- produktgrupper. Endvidere er sekretariatschefen udførende i forhold til OS2-bestyrelsen, og de strategier som vedtages. Nogle af opgaverne er b.la.:

• Vedligeholde den fælles governance for projekter og produkter.
• Vedligeholde den fælles værktøjskasse (Jira, Gihub, OS2s loop, Hjemmesiden)
• Facilitere videndeling (ex. faggrupper, workshops, udvalg)
• Organisere og afholder arrangementer
  
  • Produktdage, informationsmøder eller workshops
  • Årsmøde og generalforsamling
  • Leverandørworkshops
• Skabe og vedligeholde samarbejde med andre organisationer (KL, KOMBIT, Digitaliseringsstyrelsen, Andre digitaliseringsfællesskaber, Politikere mm.)
• Kommunikere internt til fællesskabet om OS2 og andet relevant
• Kommunikere eksternt til omverden om OS2
• Blande sig i den offentlige debat og tale medlemmernes sag i relation til OS2 og open source.

Billede: My Life Through A Lens på Unsplash.com