De tre trin i OS2s governancemodel

OS2 arbejder med en tredelt governancemodel, der inddeler produkterne i tre niveauer ud fra organisatorisk og teknisk modenhedsniveau. 

Formål

Governancemodellen skal sikre en gennemsigtighed i håndteringen og modenheden af produkterne. Derfor har flere produkter også en governancerapport liggende på deres GitHub side.

Niveauer

Niveauerne blev senest revideret i 2018, hvor det blev besluttet at sænke kravene for niveau 2 produkter. I nederste niveau (niveau 1) er der færre krav til løsningens modenhed og som produktet stiger i modenhed (fra niveau 1 til niveau 2 eller 3), er der også flere krav som løsningen skal overholde. Det er krav som ledelsesopbakning, kodemodenhed, organisering, dokumentation, mv. Hvert niveau bygger for det foregående, så et niveau 2 produkt skal både leve op til kravene fra niveau 1 og niveau 2.

Kravene er inddelt i fire kategorier: Relevance, Formkrav, Governance og Strategisk Sammenhæng.

Følg-eller-forklar princippet gør sig gældende på alle niveauer (hvis et punkt ikke efterleves, skal det forklares hvorfor).

Relevans

Niveau 1 – Lokal værdi

Produktets relevans er, om det skaber lokal værdi og potentiel værdi for andre offentlige organisationer. Den lokale værdi være beskrevet og kunne overføres til andre.

For en OS2-løsning på niveau 1 er derfor gældende:

• Løsningen skal skabe lokal værdi.
• Løsningen skal have potentiel værdi for andre.

Niveau 2 – Fælleskommunal værdi

Værdien er nu ikke længere en potentiel værdi for andre organisationer, men en fælleskommunal værdi.

Produktet skal også have opbakning fra den lokale linjeledelse og tages seriøst i den eller de kommuner, der indgår i projektarbejdet.

For en OS2-løsning på niveau 2 er derfor gældende:

• Løsningen bør have et tværkommunal potentiale
• Accept fra lokal linjeledelse.

Niveau 3 – Nationale strategier

For N3 er gældende, at der skal være et ophæng til de nationale strategier. Det betyder, at produktet skal understøtte kommunerne i realisering af de kommunale krav og mål opstillet i de nationale strategier. 

Det kunne være at indgå i en sammenhæng med centrale initiativer eks. KOMBITs monopolbrud.

For en OS2-løsning på niveau 3 er derfor gældende:

• Ophæng til nationale strategier er til stede

Formkrav

Katagorien Formkrav handler om deling, dokumentation og lovformlighed

Minimumskrav

For alle løsninger der deles i OS2-fællesskabet, er der en række formkrav, der som minimum skal efterleves. 

• Kildekoden deles
• Open source licenskriterier overholdes.
• Udbudsregler er overholdt.
• Alm. lovformlighed er overholdt.
• Sikkerhed skal være indtænkt.
• Løsningens formål og værdi skal være beskrevet.

Niveau 1 – Lovformelighed

Kildekoden til et produkt i OS2-fællesskabet skal frigives på en open source licens (f.eks. MPL-2) og deles på GitHub.

Et README og tilsvarende dokumentation skal beskrive formål, løsningsbeskrivelse, snitflader og indeholde eventuelle driftskrav. Uddannelsesmateriale som teknisk dokumentation og installations- og implementeringsvejledning skal udformes. Sikkerhed skal også tænkes ind.

Produktet skal overholde udbudslovgivning og sikre eventuelle databehandleraftaler samt anden nødvendig lovgivning. Det er op til de eller den organisation, der udvikler i OS2-regi at overholde dette og bestyrelsen har ret til at afvise produktet, hvis dette ikke er overholdt.

For en OS2-løsning på niveau 1 er derfor gældende:

• Kildekoden placeres på OS2s GitHub.
• Driftskrav til løsningen er dokumenteret.
• Løsningen er dokumenteret på teknisk niveau.
• Teknisk implementering af løsningen er dokumenteret.
• Kommunikation via OS2s kommunikationskanaler.
• OS2s værktøjer benyttes (Jira, hjemmeside osv.)

Niveau 2 – Best practice

Det er vigtigt, at der kun er en core kode, som løbende vedligeholdes. Den kan anvendes forskelligt, men der må kun være en.

På niveau 2 er der et initialt krav om at følge de fælles offentlige standarder og rammearkitekturen, men ikke som et kardinalkrav. I stedet er kravet følg-eller-forklar. Dvs. at det skal beskrives, hvor et projekt følger standarderne og rammearkitekturen og hvor det ikke gør - og hvorfor det ikke gør.

Der skal være en beskrivelse af drifts set-up, herunder driftsform (-er), support og vedligehold uanset om løsningen drives lokalt, via en kommunal aktør eller en leverandør.

Desuden stilles der krav om at samle best practice for implementerings og dokumentation for at kunne samle erfaring og viden og distribuere dette til nye anvendere. Dette skal gøres for at sikre løbende videndeling og erfaringsudveksling. Præsentations- og kommunikationsmateriale til beslutningstagere skal ligeledes udformes.

For en OS2-løsning på niveau 2 er derfor gældende:

• Kun en version af core koden.
• Løsningen bør leveres i containerformat f.eks. Docker eller der medleveres installationsscript(s).
• Kommunikationsmateriale til strategisk niveau udarbejdes.
• Præsentationsmateriale af løsningen udarbejdes.
• Best practice for implementering i organisationen dokumenteres.
• Uddannelsesmateriale bør udarbejdes.
• Teknisk dokumentation indeholder best practice for kodestandarder.
• Drifts og vedligeholdelses set-up skal beskrives.
• Følg eller forklar i forhold til standarder og rammearkitektur.

Niveau 3 – Politisk kommunikationsmateriale

Dette niveau kræver udformning af kommunikationsmateriale til politisk og strategisk niveau i bl.a. kommuner, KOMBIT, KL m.fl. Disse skal koordineres med OS2s bestyrelse.

Da et niveau 3 produkt ofte har en stor bevågenhed omkring sig, stilles der krav om udarbejdelse af en procesplan, med tilhørende beskrivelse af procesansvar for overgangen til drift. En slags minikogebog for produktet. Én procesplan har til formål at imødegå eventuelle fejl og misforståelse omkring proces og procesansvar i overgangen til drift.

For en OS2-løsning på niveau 3 er derfor gældende:

• Politisk kommunikation udarbejdes:
• • Lokal.
  • Omverden (KOMBIT, KL, Digitaliseringsstyrelsen mv.)
  • Procesplan + procesansvar for driftsimplementering udarbejdes.

Governance

Dette punkt handler om organisering og spilleregler for produktet.

Minimumskrav

Minimumskrav stiller ikke krav til governance strukturen, og de kan derfor ikke nævnes her.

Niveau 1 – Kan bruges i flere kommuner

Et niveau 1 produkt skal oprettes i OS2s portefølje i samarbejde med OS2s sekretariat. Det skal have en projektleder eller en tovholder. Bestyrelsen skal orienteres om produktet ved næstkommende bestyrelsesmøde. Produktet skal kunne omfatte mere end én offentlig organisation.

For en OS2-løsning på niveau 1 er derfor gældende:

• Oprettes i OS2s porteføljestyring.
• Løbende koordinering med OS2-sekretariatet, som assisterer ved opfyldelse af krav.
• Ansvarlig projektleder/tovholder.
• Orientering til bestyrelsen.
• En projektmodel bør anvendes.
• Involverede kommuner: +1

Niveau 2 – Arbejdsgrupper og projektmodel

På niveau 2 skal produktet have en styregruppe og/eller en koordinationsgruppe, der sætter retningen og godkender udviklingsønsker. Bestyrelsen skal godkende produktet og en projektmodel bør være udformet og dokumenteret. Det er et ønske, men ikke et krav at der bliver lavet et code review af koden af tredje part. Økonomien skal sikres med en tilslutningsaftale.

For en OS2-løsning på niveau 2 er derfor gældende:

• Bestyrelsen godkender produktet.
• Styregruppe nedsættes.
• Koordinationsgruppe bør dannes.
• Projektmodel bør være dokumenteret.
• Review af kode af 3. part bør foretages.
• Tilslutningsaftale til sikring af økonomien til koordineringsarbejdet bør udfærdiges.

Niveau 3 – Økonomisikring

Niveau 3 omhandler i højeste grad styregruppen og økonomisikring.

For en OS2-løsning på niveau 3 er derfor gældende:

• Bestyrelsen godkender styregruppen.
• Bestyrelsen har stemmemajoritet i styregruppen.
• Aftale lavet som sikre økonomi til koordinering og videreudvikling skal udfærdiges.
• Faggruppe(r) etableres.

Strategiske sammenhæng

Krav til produktets/projektets strategi i forhold til visioner og fællesskab strategier. Der er ingen minimumskrav til strategisk sammenhæng.

Niveau 1 – Kobling til vision

Produktet skal have en kobling til OS2s vision og mission og skal understøtte innovation og open source.

For en OS2-løsning på niveau 1 er derfor gældende:

• En kobling til OS2s vision og mission.
• Løsningen understøtter innovation og open source.

Niveau 2 – Strategisk dokumenteret

Et niveau 2 produkt skal have dokumenteret niveau 1 kravene.

For en OS2-løsning på niveau 2 er derfor gældende:

• Beskrevet strategisk overensstemmelse i forhold til OS2 vision og strategi

Niveau 3 – Nationale initiativer

Niveau 3 stiller endnu højere krav til strategiske sammenhænge.

For en OS2-løsning på niveau 3 er derfor gældende:

• Strategisk overensstemmelse i forhold til OS2 vision og mission skal være til stede og beskrevet.
• Evt. en strategisk sammenhæng med nationale initiativer.

Skabelon til governancerapport på GitHub