Den 12. juni 2017 blev der afholdt OS2kitos brugerklub-møde hos OS2kitos Sekretariatet i Ballerup. Over 40 KITOS-brugere deltog på mødet. På billedet fra brugerklub-mødet fortæller Gert Vincent, chefkonsulent i Gladsaxe kommune, om hvorfor det er vigtigt at registrere arkiveringsoplysninger i KITOS.
Programmet fra brugerklub-mødet bestod af en række indlæg fra medlemskommunerne om blandt andet arbejdsgruppernes arbejde og oplæg fra Glostrup kommune om implementering af KITOS. DIGIT viste rapporter fra KITOS og Ballerup kommune fortalte om det nye Rapportmodul og demonstrerede den nye single sign-on løsning i KITOS. Der var også oplæg fra Sekretariatet om planerne for KITOS i 2017-2018 og der blev givet uddybende information om arbejdet med dokumentation af complience i forhold til databeskyttelsesforordningen samt givet gode råd til, hvordan medlemskommunerne kan drage nytte af hinandens erfaringer, ved at bruge brugerklubbens videndelingsplatforme. På dagen var der en masse gode diskussioner og en stor opbakning fra brugerklubben, der havde gjort sig mange tanker om det længere perspektiv for KITOS.
- Se programmet for dagen her.
Information om den nye samarbejds- og tilslutningsaftale om KITOS
Sekretariatet informerede på brugerklub-mødet om den nye tilslutnings- og samarbejdsaftale, som er på vej til kommunerne. Den nye aftale er blevet vedtaget af OS2kitos styregruppen, og er primært lavet, fordi den nuværende aftale er forældet. Den nye aftale er mere generisk og overordnet. Der står fx ikke specifikke oplysninger om Sekretariatets placering og vederlagspriser. Hvis der sker ændringer i forhold til de nævnte områder, vil det være en eller flere styregruppebeslutninger som vedlægges aftalen som et separat bilag. Styregruppen har foreløbigt vurderet, at vederlagsprisen for KITOS ikke skal forhøjes, så derfor er prisen fortsat den samme.
Nye aftalevilkår
Den nye aftale handler også om, at der er nye ændringsvilkår på vej til medlemskommunerne. Det skyldes, at alle informationer i KITOS i fremtiden vil blive delt i Rapportmodulet, bortset fra data registreret i Projektmodulet, bemærknings- og notefelter og økonomioplysninger på Kontraktmodulet, som man undtagelsesvis kan slå fra. Det tværgående Rapportmodul er ikke blevet implementeret, fordi der ikke har stået noget om deling af data i tilslutningsaftalen. I Sekretariatets præsentation fra dagen, kan I læse mere om tidsrammen for tilslutning til den nye aftale og om implementeringsfasen for det tværgående Rapportmodul. Medlemskommunerne vil også få en særskilt mail med den nye aftale og information om de nye aftalevilkår ledsaget af en vejledning i løbet af juni måned.
Konsensus om deling af data i KITOS
Der var på brugerklub-mødet konsensus om, at stort set al KITOS-data er deleinformation. Den udbredte holdning var, at deling er en god ting og kan bruges til benchmarking. Der er store perspektiver i, at data i KITOS bliver mere åbne og gennemsigtige. KITOS er på vej mod mere åbenhed som også fordrer mere samarbejde og videndeling mellem kommunerne. Det skulle gerne resultere i bedre forhandlingsmuligheder fx i udbud, ved at flere kommuner slår sig sammen og samarbejder. Men en væsentlig forudsætning for benchmarking er, at data registreres ensartet og ud fra en fælles forståelse i KITOS, derfor blev drøftelsen af en fælles registreringspraksis et centralt tema på dagen.
- Læs også artiklen fra KIT magasinet: Ny KITOS med Single sign-on og mulighed for benchmarking
Efterspørgsel om en fælles registreringspraksis
Flere medlemskommuner efterspurgte en fælles registreringspraksis for, hvordan kommunerne registrerer deres data i KITOS. Sekretariatet begynder i efteråret 2017, at indsamle kilder til retningslinjer for en fælles registreringspraksis med minimumskrav. Der skal findes en balance, hvor alle medlemskommunerne kan være med. Det er derfor vigtigt, at der ikke er en for høj indgangstærskel. Flere medlemskommuner efterspurgte også, at Sekretariatet skeler til KL’s rollekatalog i forhold til rollebeskrivelser i KITOS. Sekretariatet går også i gang med at indsætte beskrivelser i KITOS, som er lavet ud fra fælles grundprincipper og med at opfordre medlemskommunerne til at tage beskrivelserne i brug lokalt. Thomas Martinsen fortalte i et oplæg om DIGIT rapporter fra KITOS, hvordan DIGIT har arbejdet med en fælles dataregistreringspraksis og en FAQ, med beskrivelser af en række minimumskrav og kvalitetskrav som understøtter en høj datakvalitet i DIGITs rapporter.
- Se præsentationen om DIGIT rapporter fra KITOS her.
Sekretariatet vil bruge DIGITs arbejde som inspirationskilde og på baggrund af en konsensus beslutning i KITOS-arbejdsgrupper, opfordre medlemskommunerne til at benytte en fælles registreringspraksis, når det det nye Rapportmodul implementeres.
Single sign-on i KITOS
Leif Lodahl It-arkitekt i Ballerup kommune præsenterede den nye single sign-on løsning i Ballerup kommune, som er færdigtestet i Ballerup og Egedal Kommune. Vejledningen til single sign-on er på trapperne og herefter vil medlemskommunerne få information om hvem de kan kontakte i Miracle, for at få implementeret løsningen. Der vil være en lille egenbetaling i forbindelse med idriftsættelsen af single sign-on i den enkelte kommune.
- Se præsentation om Single sign-on her.
Planerne for 2017-2018
Sekretariatet rundede dagen af med at fortælle om planerne for 2017-2018. Efter lanceringen har Sekretariatet sammen med flere KITOS arbejdsgrupper fokuseret på at få styrket data i de fælles kataloger i KITOS. Der vil derfor frem mod 2018 være fokus på datakvalitet og vedligeholdelse af data. I august måned er der sat tre arbejdsdage af til at arbejdsgrupperne kan kvalitetssikre og opdatere data i System kataloget.
Sekretariatet forventer også, at ansætte en deltidsmedarbejder, der skal hjælpe til med det løbende vedligehold af data efter sommerferien. Sideløbende med kvalitetssikringsarbejdet, er Sekretariatet ved at lægge den sidste hånd på udviklingsprojektet.
Mere agilitet
Der blev også efterspurgt mere agilitet fra Sekretariatet. Flere medlemskommuner gav i løbet af dagen udtryk for, at de gerne vil bidrage økonomisk til nye udviklingsprojekter ved en forhøjelse af vederlagsprisen for KITOS eller via en særskilt crowdfunding. Sekretariatet vil gerne igangsætte crowdfunding-processer, hvis det sker på initiativ fra en KITOS arbejdsgruppe. Sekretariatet vil på den baggrund indhente en styregruppe beslutning. Sekretariatet forventer efter driftsgodkendelsen af KITOS 2.0, at kunne køre i et andet gear, hvor der vil være fokus på tilpasning og videreudvikling af KITOS. Der bliver afholdt en række arbejdsmøder i efteråret, hvor KITOS arbejdsgrupper kommer til at drøfte og specificere udviklingsønsker for KITOS. Her er en liste over de mest efterspurgte ønsker:
- Understøttelse af KITOS til Databekyttelsesforordningens krav
- Tværgående rapporter
- SAML
- API, Integrationer og MOX-agenter
- OS2 opgavefordeler, KLE og KITOS?
- Tilpasning af snitflade registrering i KITOS
- Arkivering fase-2
- Projektmodulet – gevinstrealisering
Sekretariatet indkalder medlemskommunerne til en fælles prioriteringsworkshop i slutningen af 2017, så brugerklubben kan foretage en fælles prioritering af udviklingsopgaverne. Nye udviklingstiltag forventes at igangsættes i starten af 2018 i et agilt udviklingsforløb med Miracle. Enkelte udviklingsopgaver såsom understøttelse af KITOS til Databeskyttelsesforordningens krav kører i et særskilt spor. Det skyldes, at der har været en crowdfunding bag projektet, som betyder, at udviklingstiltaget kan finansieres og realiseres i 2017.
- Læs Sekretariatets præsentationsmateriale fra brugerklub-mødet her.
Følgende medlemskommuner deltog i brugerklub-mødet 2017:
Næstved, Frederiksberg, Svendborg, Syddjurs, Vejen, Sorø, Odsherred, Herlev, Roskilde, Stevns, Greve, Ikast-Brande, Faxe, Horsens, Fredericia, Esbjerg, Hillerød, Hvidovre, Frederikssund, Ballerup, Aabenraa, Solrød, Kalundborg, Hvidovre, Gladsaxe, Køge, Glostrup, Rødovre og Digitaliseringsforeningen Sjælland (DIGIT).
Formålet med dagen
Formålet med dagen var blandt andet at informere brugerklubben om, hvad der var sket siden sidste brugerklub-møde og at give brugerklubben indflydelse på Sekretariatets prioriteringer, informere om hvad der sker ude i nogle af arbejdsgrupperne og hvor KITOS er på vej hen. Sidste gang brugerklubben var samlet, var i januar 2016. Sekretariatet forventer at næste års brugerklub-møde afholdes i Jylland.
Flere oplæg fra dagen: