Blogindlæg af Line Lynggaard Sørensen, digitaliseringskonsulent i Syddjurs Kommune og projektleder på OS2autoproces.

Man kan vist roligt sige, at der i de seneste år er sat fokus på automatisering af arbejdsgange og processer.  Kommunernes Landsforening (KL) har gennem de to automatiseringsprojekter under henholdsvis Styrings- og Effektiviseringsprogrammet (SEP) og Moderniserings- og Effektiviseringsprogrammet (MEP) analyseret, hvordan brugen af teknologier som Robotic Process Automation (RPA) kan anvendes i kommunerne.

Generelt er der gevinster at hente for de fleste kommuner af en kvalitativ karakter f.eks. tidsbesparelse og serviceløft. I KL’s sektorplan for 2019 fremhæves det, at RPA ligeledes kan medføre kvantitative gevinster for især de store kommuner. Ud over at undersøge potentialet for teknologien, er der i projektet også udarbejdet konkrete forslag til, hvordan og hvilke processer, der kan automatiseres. Endvidere er der produceret en drejebog, som kan understøtte den enkelte kommune i det arbejde.

Da kommunerne i stor stil varetager de samme opgaver, er det oplagt, at dele automatiseringserfaringer med hinanden. I regi af OS2 – Offentligt digitaliseringsfælleskab bliver platformen OS2autoproces idriftsat i løbet af efteråret. Her får kommunerne en løsning til lokalt at håndtere indberetninger af arbejdsgange og processer med automatiseringspotentiale. Løsningen giver også mulighed for, at kommunerne vil kunne finde inspiration til egnede processer hos de andre kommuner, samt validere hinandens indberettede processer. Det er naturligvis muligt at skærme for eksempelvis følsomme data og processer.

Lidt mere om OS2autoproces

Bag udviklingen af OS2autoproces står en styregruppe bestående af kommunerne Randers, Rudersdal, Helsingør, Skanderborg og Syddjurs. Derudover har KOMBIT og KL observatørstatus i styregruppen. Det store fokus på automatisering og ønsket om genbrug og deling, har skabt en stor tilslutning til udviklingen fra landets øvrige kommuner. Der er således opnået en bred funding med hjælp fra i alt 41 kommuner.

At så mange kommuner er med på ideen om et tværkommunalt samarbejde om at dele viden, ressourcer og økonomi, skaber et solidt fundament for den kommende løsning, så den dermed kan skabe værdi for den enkelte kommune.

På OS2s hjemmeside findes meget mere information omkring OS2autoproces, bl.a. beskrivelser af løsningen med mock-ups og datamodel.

Samspillet med Støttesystemerne og brugen af KITOS

OS2autoproces gør brug af den infrastruktur, og de autoritative data, som kommunerne har etableret i andre fælleskommunale tiltag, herunder KITOS og de fælleskommunale støttesystemer (KOMBIT).

For at sikre en høj datakvalitet, og understøtte genbrug på tværs af kommunegrænserne, anvender OS2autoproces listerne af it-systemer fra KITOS som datagrundlag når processer dokumenteres. Dermed har kommunerne et fælles sprog omkring de it-systemer, der indgår i arbejdsprocesserne. På samme måde anvendes de fællesoffentlige klassifikationer KLE (KL Emnesystematik), KLA (KL’s Arbejdsgangsbank) og FORM (Forretningsreferencemodel), så processerne kan bindes op på et fælleskommunalt sprog, der gør det let at søge, sortere og gruppere processerne, lige meget hvilken kommune, man kommer fra.

Endvidere gør OS2autoproces brug af den infrastruktur, kommunerne har etableret gennem KOMBIT, hvor både støttesystemet Adgangsstyring, og støttesystemet Organisation er i spil. Dette gør det let for den enkelte kommune at tage OS2autoproces i brug, uden at skulle lave udveksling af data og rettigheder med endnu et it-system.

Projektstatus

Selve udviklingen er næsten afsluttet, og projektet bevæger sig derfor ind i en testfase, hvor især personer fra koordinationsgruppen vil teste løsningsfunktionaliteten. OS2autoproces er klar til tilslutning ultimo september. 

Når version 1.0 er udviklet og testet, vil det være muligt for den enkelte kommune enten at implementere applikationen lokalt (koden vil ligge frit tilgængelig som open source på Git), eller at tilslutte sig den fælles SaaS-løsning med mulighed for deling. Tilslutning til den fælles SaaS-løsning vil have en udgift på kr. 15.000 årligt, som går til drift, support, koordinering og videreudvikling. Derudover er der en engangsudgift til tilslutning på kr. 8.000. Samme model er anvendt til OS2kravmotor.