Er organisationstræet opdateret?
Silkeborg Kommune har i dag fuldt overblik over organisation og medarbejdere i komponenten OS2mo. Det har sikret grundlaget for automatisering og datainformeret ledelse, og det tværfaglige samspil letter både stabe og fagområder.
Fundamentet skal være på plads – og administration skal være effektiv. Sådan ræsonnerede Silkeborg, da man tilsluttede sig organisationskomponenten OS2mo. Kommunen havde sat massivt ind for at sikre korrekt rettighedstildeling med en IdM-løsning. I den proces blev det klart, at datakvaliteten på organisationshierarki og lederhierarki haltede.
Historisk har kommunerne haft de vigtigste informationer om organisation og medarbejdere i flere systemer. Det har mudret overblikket og kompliceret administrationen med håndholdt koordinering og egenudviklet kode. Efter realiseringen af Monopolbruddet er den slags hjemmestrikkede koblinger blevet utidssvarende. Det mener Lars Javette Koefoed, der er leder af Digitalisering hos Silkeborg kommune:
”Alene på sundhedsområdet har vi omkring 1.700-1.800 medarbejdere og små enheder, der ofte tilpasses eller skifter navn. Det er ikke holdbart at automatisere rettighedstildeling på basis af stilling og enhed, hvis vi ikke sikrer og dokumenterer, at ændringer altid slår igennem som de skal.”
Fleksibilitet og kontrol med vitale områder i IT
OS2mo giver mulighed for at samle administration af organisation og medarbejdere og sende data til andre systemer efter kommunens eget design. Den fleksibilitet var vigtig for Silkeborg, der har stærke IT-profiler ansat og ønsker at bevare kontrollen med de vitale områder i IT-landskabet:
”Vi vidste, at vi umuligt kunne gennemskue alle vores fremtidige behov fra begyndelsen. Derfor var vi bekymrede for at binde os til en ufleksibel og egenrådig leverandør. I OS2 har vi mulighed for at komme med ønsker løbende og være med til at forme produktet.
”- Og så er der rigtig stor værdi i at sparre med kollegaer fra andre
kommuner i brugerklubben.” tilføjer Camilla Bekke-Hansen, projektleder i
implementeringen.
Positiv dynamik
I Løn-teamet har Tove Fugl Hansen oplevet implementeringen som en tværfaglig succes. Hun betegner det som en fornøjelse at samarbejde om organisationsforandringer på tværs af stabe og fagområder. Her har OS2mo’s Org-Viewer været en rigtig stor hjælp. Når alle medarbejdere kan se organisationshierarkiet på intranettet, kommer der nemlig værdifulde rettelser hurtigt, og der fremkommer nye ønsker til anvendelse af data. Der opstår kort sagt en positiv dynamik mellem værdiskabelsen hos forretningen og optimeringen hos IT-administrationen. En dynamik, der kun bliver mere værdifuld, jo flere systemer der kobles på den fælleskommunale infrastruktur.
Netop de langsigtede gevinster er vigtige at drøfte, hvis man skal skabe opbakning til en ambitiøs organisationskomponent, siger Lars Javette Kofoed: ”OS2mo er med til at lægge fundamentet for vores digitale ambitioner. Vi former et modulbaseret og fleksibelt IT-landskab, der tillader smidige arbejdsgange og kan servere troværdig data.”
Læs også:
Råd fra Silkeborg
- Problemer og omkostninger ved status quo skal gøres kendt – fortæl det opad.
- Beskriv fra begyndelsen OS2mo som grundlaget for videre digitalisering – fokusér på de digitale muligheder med autoritative data og værdiskabelse med den fælleskommunale rammearkitektur.
- Skab en inddragende tværfaglig projektorganisering med repræsentation fra direktionen, HR, Løn, Økonomi og komplekse fagområder.
- Invester i OS2mos Org-Viewer fra start og udstil organisationen på intranettet for at inddrage forretningen i samtalen om organisationen.
- Form en permanent tværfaglig organisering omkring organisationsforandringer.