Udfordringen som udviklingskommunerne stod overfor

De fleste kommuner arbejder med optimering og automatisering af processer, men havde før OS2autoproces ikke direkte mulighed for at se, hvad andre lavede og måske endda kopiere. Viden blev derfor del på netværksmøder, erfa-grupper og via sociale medier som LinkedIn. Når en kommune lykkedes med en proces, skulle andre kommuner selv tage kontakt og forespørge materiale mv. De gode løsninger og cases kunne derfor være svære at få delt.

Sådan virker den digitale løsning på udfordringen

OS2autoproces er en tværkommunal løsning til indberetning, styring og deling af automatiseringsegnede processer. Flere kommuner er hoppet på automatiseringsbølgen og bruger bl.a. teknologier som RPA  (Robotic Process Automation). Da kommunerne i høj grad varetager de samme arbejdsprocesser, giver det værdi at dele erfaringer og automatiseringsløsninger. I OS2autoproces kan den enkelte kommune finde relevante løsninger hos andre og genbruge hele eller dele af løsningen. Kommunerne kan dermed spare udviklingsomkostninger, springe blindgyderne over og komme hurtigere frem til effekten.

Løsningens målgruppe

Løsningen anvendes i høj grad af digitaliserings- og proceskonsulenter samt udviklere. Altså personer der er involveret i arbejdet med automatisering af arbejdsprocesser.

Medarbejdere fra fagområder kan også have gavn af løsningen og søge inspiration til processer indenfor netop deres fagområde.

Løsningen bruges både i kommuner og regioner.

Resultater ved brug af it-løsningen

Med OS2autoproces har kommuner og regioner nu mulighed for at copy-paste hinandens gode løsninger (eller dele heraf). Vi kan kigge hinanden ’direkte over skulderen’, lade os inspirere og vi slipper for at alle skal starte fra bunden af, hver gang en automatiseringsløsning skal sættes i søen. Ved at initiere denne form for genbrug, giver OS2autoproces mulighed for at igangsætte flere RPA-løsninger for færre ressourcer på tværs af landets kommuner.

Som et eksempel har både Randers og Syddjurs Kommuner opnået mindre ressourceforbrug og hurtigere udvikling og implementering af RPA-løsninger. Blandt andet fordi løsningerne er baseret på best pracsis fra andre kommuner. Efterhånden som flere kommuner anvender OS2autoproces til at implementere RPA-løsninger, ses der et større effektiviseringspotentiale. Kommunerne indgår i et økosystem, hvor der skabes og deles værdi til alles fordel. Den enkelte kommune vil derfor kunne implementere flere løsninger for de samme ressourcer.

Tidshorisont fra løsningens udvikling til drift

OS2autoproces er finansieret af i alt 41 kommuner. Fra finansieringen til idriftsættelse gik der ca. et halvt år. I projektets økonomi er der afsat midler til vedligehold og ny udvikling. Der foretages derfor løbende optimering af løsningen ud fra brugernes ønsker og behov.

De første aktører i projektet

Randers, Syddjurs, Skanderborg, Rudersdal og Helsingør Kommuner og OS2, Kombit og KL.

Udvikling af version af løsningen er finansieret af 41 kommuner. Efterfølgende har 50 kommuner og regioner tilsluttet sig løsningen.

Illustration af den tekniske opbygning

Løsningen SOFD kan substitueres med en anden autoritativ organisations komponent.  

Ønskes mere infomation, kontakt Line Lynggaard Sørensen, Digitaliseringskonsulent, Syddjurs Kommune, lils@syddjurs.dk