Implementeringen af selvbetjeningsværktøjet OS2forms er i gang i Hillerød Kommune. It-projektleder Morten Gundelach går foran i implementering og forankringen. Han har gjort sig overvejelser om den gode implementering og hvordan man kommer bedst i gang ved at arbejde som et team.

Hillerød Kommune er en kommune med 50.650 indbyggere. Da kommunen skulle have en ny hjemmeside, blev det besluttet at gøre op med pdf- og word-filer for i stedet at bruge et digitalt formularværktøj. I dag er første fase af implementeringen overstået og cirka 30 webredaktører er blevet sat ind i selvbetjeningsværktøjet OS2forms og har lavet deres første blanketter. Næste fase er featuren Forløb/Flow.

Et ønske om at kunne selv

Inden OS2forms blev der brugt flere forskellige selvbetjeningsløsninger i Hillerød. Nogle fagsystemer har deres egne løsninger indbygget og andre steder i kommunen bliver Dafolo stadig brugt.

I 2021 skulle kommunens hjemmeside gentænkes. Det blev besluttet, at alle blanketter til borgere og virksomheder i word og pdf-format skulle være elektroniske og kunne sendes via digital post.

Morten siger, at der længe har været et ønske om at kunne lave blanketter selv. Han forklarer: ”Vi havde en del dyre løsninger og hvis man skulle have ændret det mindste, så kostede det en hel del timer og penge og nogle gange har man bare behov for at indhente informationer.”

Inden de gik i gang, samlede it- og digitaliseringsafdelingen en række use cases på eksisterende arbejdsgange, hvor det ville være oplagt med en selvbetjeningsløsning. Morten havde kig på flere mulige løsninger, men endte med at gå med OS2forms, der passer bedst i forhold til økonomi og funktionalitet. Open source har ikke været et specifikt krav. Det har derimod været et spørgsmål om at matche deres behov bedst til bedste pris. Morten fortæller: ”Altså der er en omkostning også (ved OS2forms, red), men det ligger lidt et andet sted”. Nemlig ved egen implementering.

Et selvbetjeningsværktøj til egne behov

OS2forms er en selvbetjeningsløsning på OS2s governanceniveau 2. Den er en Drupal baseret og giver brugerne mulighed for at designe deres egne formularer og selvbetjeningsforløb. Som Morten fortæller, så er det muligt at eksperimentere med blanketter. Samtidigt giver den ejerskab tilbage til den offentlige organisation.

For Morten er der én ting, som han er særligt glad for: ”Der er meget kort fra tanke til handling. Hvis der er noget, der ikke fungerer, noget man godt vil eksperimentere med, så kan man gøre det. Og det er super fedt.”

Implementering med sidemandsoplæring

Morten sidder i koordinationsgruppen for OS2forms, hvor han særligt bidrager med viden om forandringsprocesser. Han ser implementering som en proces over flere faser. Det er ikke bare noget, som man bliver færdig med, når løsningen er introduceret til brugerne. Fase 1 var en eksplosiv fase med digitalisering af blanketter og med en stejl læringskurve for mange.

I første omgang blev leverandøren Magenta kaldt ind til at holde introduktionskurser om OS2forms. Mortens sidemandsoplæring fik også rigtigt løsningen ud at leve.

Spørgsmålene fra webredaktørerne, der stod for at digitalisere blanketterne, gav Morten mulighed for at dykke endnu dybere i selvbetjeningsløsningens funktioner. Når man har lavet de første blanketter, så er det ret nemt at have med at gøre.

”Det (sidemandsoplæring, red) har faktisk været – med få undtagelser – den primære undervisning, som har gjort, at folk har lært det.Vi har også lavet et enkelt forløb. Det skridt vi er i gang med nu, det er at få et enkelt forløb mere driftsforankret.”

Udover sidemandsoplæring har Morten stået for governance og anden undervisning. Governance skal fortsat rettes til. Nu er han i gang med en bredere og mere dybdegående implementering, hvor OS2forms på sigt skal erstatte andre formularværktøjer.

Bare kom i gang

Morten har et par gode råd til potentielle nye anvendere: Først og fremmest skal man ikke være bange for at kaste sig ud i det: ”Når man først har fundet ud af det, så er den del (formulardelen, red) ret let. … Man skal ikke være bange.”

Dernæst er det en fordel at have kompetencer fra både det tekniske område og det organisatoriske. Det kræver tekniske kompetencer at starte op med et OS2-produkt og en open source løsning. Forandringsprojektlederen Morten anbefaler, at man allierer sig med en tekniker i starten. Men man kan ikke undvære projektlederen. Særligt ikke i implementeringsfaserne. Det er vigtigt at have begge sæt kompetencer, påpeger han.

Morten uddyber: ”Det er centralt at have nogen, som har forandring- og forretningstække. Jeg har været overrasket over, hvor mange forskelligt artede use cases der faktisk er, selvom selve processen med at der er en borger, der udfylder en formular og så spytter den data ud, som skal leveres til et sted i organisationen. Det er meget det, der sker her. Så alligevel er der ret mange forskellige use cases omkring den meget simple proces. Så one size does not fit all hver gang.”

Overvældet og det nye potentiale

I Hillerød Kommune har de 30 aktive brugere, webredaktørerne, selv kan oprette formularer. De er også så småt i gang med at eksperimentere med at erstatte nogle af de andre selvbetjeningsløsninger, de har og som de bruger penge på med os2forms formularer.

Processen omkring OS2forms implementeringen har overvejende været positiv. I starten var brugerne noget overvældet, men Morten fortæller, at dem han har snakket med rundt i organisationen efterfølgende er blevet rigtig glade for OS2forms. De kan se potentialet i det. Sidemandsoplæring og en åben-dør politik til Mortens kontor har dæmpet nervøsiteten om selvbetjeningsværktøjet.