Blogindlæg af Michel Fruergaard Masana, it-projektleder OS2mo sekretariatet

I starten af 2019 fik jeg til ansvar at oprette et sekretariat for OS2mo og som ny i OS2 og kommunal sammenhæng, så jeg dette som en spændende og udfordrende opgave. OS2mo produktet var i en spændende fase, hvor vi var tæt på at have et MVP (Minimum Viable Product), som gjorde, at vi kunne begynde at tegne løbende tilslutningsaftaler for at sikre et mere stabilt udviklingsbudget.

En af de første opgaver jeg stødte på var behovet for organisering. OS2-projekter er karakteriseret ved, at det er ildsjæle, der driver værket, men over tid kan det blive sværere for disse passionerede folk at finde den nødvendige tid til projektet, og så er det typisk koordinationen og organiseringen, der ryger til fordel for de mere tekniske og praktiske opgaver. Man risikerer ligeledes at nøglepersoner frafalder og projektet taber derved kritisk viden. Det typiske resultat er, at projektfremdriften stagnerer eller at projektet i værste fald nedlægges.

Organisering af projektet er med til at sikre en støt fremdrift af projektet, sørge for at der kan findes nye kræfter, når oprindelige medlemmer frafalder og sikre, at viden bevares og deles i projektet. Behovet for organisering vokser ligeledes i takt med projektets succes: Flere tilsluttede kommuner betyder flere ønsker til produktets videreudvikling og flere ideer om, hvor produktet bør bevæge sig hen.

Min løsning var derfor at fokusere på at skabe en formaliseret governance omkring OS2mo produktet såvel som for brugen af Jira. OS2-sekretariatet stiller en fantastisk mængde ressourcer til rådighed og er utroligt hjælpsomme, når man kommer med spørgsmål til dem. Det var derfor særdeles vigtigt for mig at lægge mig så tæt op af den eksisterende governance, men samtidig skabe de mere produktspecifikke rammer og derigennem forhåbentlig at kunne skabe værdi for andre i OS2 samarbejdet, som måske går med de samme udfordringer.

En anden udfordring har været at sikre, at alle deltager kommuner kan blive hørt og sikre medindflydelse. Et OS2-projekt kan potentielt favne mange forskellige kommuner, og der er derfor et stort behov for, at de alle kan give deres besyv med, hvor de gerne ser produktet bevæge sig hen. Det er ligeledes vigtigt, at alle deltagere benytter Jira på en ensrettet måde for både at sikre datakvalitet og gennemsigtighed. Ideelt set skal Jira være stedet, hvor alle nemt kan se, hvad projektet har i støbeskeen og hvor man kan bidrage med nye ideer og stemme på de tiltag, som man gerne ser opprioriteret. 

Dette har resulteret i en række governance dokumenter for OS2mo produktet og for brugen af Jira, som vi forventer at offentliggøre på OS2.eu hjemmesiden i løbet af fjerde kvartal 2019. Tanken er at der skal være et sted, hvorfra man kan finde den ønskede information omkring et OS2 produkt, og dette sted skal være OS2.eu hjemmesiden. Håbet er at disse tiltag kan skabe værdi for deltager kommunerne og bidrage med inspiration til andre OS2 projekter.

------

Foto af Ryan Quintal på Unsplash.com