Vedtægter for OS2 - Offentligt Digitaliseringsfællesskab

§ 1 Fællesskabets navn og organisation

§ 2 Historien

§ 3 Fællesskabets filosofi, fællesskab, licensformer og formål

§ 4 Medlemskab

§ 5 Kontingent for medlemskab af offentlige myndigheder

§ 6 Fællesskabets ledelse

§ 7 Ordinær generalforsamling

§ 8 Ekstraordinær generalforsamling

§ 9 Vedtægtsændringer og opløsning

§ 10 Partnere og teams

§ 11 Projekter

§ 12 Administratorer

§ 13 Platforme, videndeling og medlemsinformation

 

§ 1 Fællesskabets navn og organisation

Stk. 1

Fællesskabets navn er ”OS2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab”. Forkortelsen er ”OS2”.

Stk. 2

Øverste myndighed i OS2 er generalforsamlingen.

§ 2 Historien

OS2 blev stiftet den 24. april 2012 i Rønde af Ballerup Kommune, Syddjurs Kommune, Sønderborg Kommune, Ishøj Kommune og Københavns Kommune.

Det er en afgørende succesparameter for samarbejdet, at nye partnere oplever OS2 som åbent, resultatskabende og ligeværdigt.

Der er etableret en organisering, der kan fremme nye projekter, deltagelse og deling. Samtidig skal medlemmerne og bestyrelsen fra starten sikre, at OS2 kan understøtte kontinuitet og udvikling i den umiddelbare fremtid. Som medlem kan man således deltage i en udvikling, der er i gang, tage resultater i anvendelse og samtidig fremadrettet selv få indflydelse og være med til at skabe nye resultater for brugere og kunder. OS2 er et demokratisk opbygget fællesskab, hvor hver medlemsorganisation har stemmeret, når der skal afgøres strategier, vedtages planer, standarder mv. OS2 skal også sikre, at der er ét medlem der er kontrakthaver over for tredjepart, hvis en særlig situation gør det nødvendigt, herunder tage ansvar for at løse en eventuel tvist.

§ 3 Fællesskabets filosofi, licensformer og formål

Stk. 1

Fællesskabets formål er at udbrede kendskabet til og brugen af open source i danske kommuner, regioner og statslige institutioner. Fællesskabet skal sikre en governance ramme for open source i det offentlige samt muliggøre teknisk udveksling og videndeling. OS2 er et åbent fællesskab. Den bagvedliggende filosofi skal fremme samarbejde, deling og digital udvikling ved at: 

• skabe og dele relevante digitale løsninger og resultater i det offentlige til gavn for borgere.
• skabe og dele udviklingskraft og blive en del af relevant udvikling i andre fællesskaber.
• opretholde det juridiske ejerskab til den kildekode, content og dokumentation som fællesskabet får udviklet eller som fællesskabets medlemmer donerer til OS2. Et ejerskab som sikres igennem brugen af open source licensformer.
• agere åbent og fremme Open Source og Open Content. 
• frigøre informationer og systemer og synliggøre vi den og placere dem i en kontekst, der giver mening for medarbejdere og borgere.
• skabe bedre og/eller billigere digitale løsninger. 

Stk. 2

På sine produkter anvender fællesskabet open source licensen MPL 2.0 (https://www.mozilla.org/en-US/MPL/) for kode og Creative Commons licensen CC BY-SA (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/) til dokumentation og andet materiale der ikke er kode.

Stk. 3

Såfremt en leverandørpartner ønsker at frigive et produkt via OS2, kan bestyrelsen med baggrund i en konkret henvendelse og vurdering tage beslutning om andre licensvilkår. Så længe der er tale om en licenstype godkendt af Open Source Initiative (https://opensource.org/licenses/alphabetical). Beslutningen skal være begrundet og efterfølgende publiceres på OS2s hjemmeside.

Stk. 4

Foreningen OS2 kan ikke udbetale højere udbytte, end hvad der svarer til almindelig forrentning af den indskudte kapital.

§ 4 Medlemskab

Stk. 1

Fællesskabet er åbent for alle offentlige myndigheder, der kan tilslutte sig fællesskabets formål og Code og Conduct. Offentlige myndigheder der har underskrevet en partnerskabsaftale er medlemmer.

Stk.2

Hvert medlem har én stemme i fællesskabet. Medlemmernes ansatte kan deltage i arrangementer med det antal deltagere, der ønskes.

Stk. 3

Indmeldelse i fællesskabet sker ved underskrivelse af en partneraftale. Partneraftalen skal underskrives af en chef eller direktør med tegningsret.

Stk. 3.1

Ved indmeldelse i fællesskabet forpligtes medlemmet til at udpege en fast kontaktperson. En kontaktperson som vil være den primære kontakt imellem fællesskabet og medlemmet. Medlemmet er ansvarlig for at holde sekretariatet orienteret ved ændring af kontaktperson. Et medlem kan tilknytte flere kontaktpersoner til fællesskabet.

Stk. 4

Udmeldelse kan ske ved skriftlig henvendelse til sekretariatet og får virkning fra den dag udmeldelsen er registreret som modtaget. Eventuelt forudbetalt kontingent refunderes ikke.

Stk. 5

Undlader et medlem trods påkrav at betale kontingent, vil det blive betragtet som udmeldt af fællesskabet.

Stk. 6

Udelukkelse af et medlem eller en repræsentant kan besluttes i bestyrelsen. Beslutningen skal være begrundet og skal efterfølgende af bestyrelsen forelægges og godkendes på førstkommende generalforsamling.

§ 5 Kontingent for medlemskab af offentlige myndigheder

Stk. 1

Kontingent opkræves årsvis og fastsættes på generalforsamlingen, med gyldighed fra næste kalenderår. Ved indmeldelse efter 1. juli betales der et kontingent for et halvt år. Kontingentet kan kun afviges efter aftale med bestyrelsen.

Stk. 2

Sekretariatsbistand samt de projekter foreningen er ansvarlig for afregnes selvstændigt. Kommunernes på forhånd aftalte og faktisk forbrugte timeforbrug i foreningen honoreres med en timesats, der tilstræbt dækker de faktiske omkostninger se uddybning i bilag 1 til vedtægterne. Alene differencen mellem kommunerne afregnes, dvs. at kommuner, der har forbrugt færrest timer, afregner til de kommuner, der har lagt flest timer. Afregningen sker én gang årligt samtidig med regnskabet.

§ 6 Fællesskabets ledelse

Stk. 1

Bestyrelsen har det overordnede strategiske og operationelle ansvar for fællesskabet og består af mindst 4 medlemmer og en formand. Bestyrelsesmedlemmer skal repræsentere et medlem af OS2. Hver medlemsorganisation kan kun have én deltager i bestyrelsen.

Stk. 1.1

Sekretariatet varetager den daglige operationelle styring af OS2 i samarbejde med formanden for bestyrelsen.

Stk. 2

Formanden og bestyrelsesmedlemmer vælges direkte på generalforsamlingen.

Stk. 3

På første møde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig selv med en kasserer og sekretær. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol.

Stk. 4

Alle valg er 2-årige. Formanden er på valg i ulige år. Halvdelen af bestyrelsens medlemmer er på valg i lige år, øvrige i ulige år. Suppleanter kan indtræde i bestyrelse i stedet for bestyrelsesmedlemmer og indtage vedkommendes anciennitet.

Stk. 5

Beslutninger i bestyrelsen træffes med almindelig flertal. I tilfælde af stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt.

Stk. 6

Bestyrelsen kan efter behov nedsætte udvalg og ad hoc grupper. Bestyrelsen skal sikre, at flest mulige af fællesskabets medlemmer med speciel viden og interesse inddrages i disse. Ligeledes skal sikres en geografisk opgave fordeling, hvor dette er praktisk muligt.

Stk. 7

Bestyrelsen repræsenterer fællesskabet i alle forhold og kan på fællesskabets vegne rette henvendelse til og besvare spørgsmål fra organisationer m.v. Bestyrelsen kan udpege administratorer og udpege medlemmer til Arbejdsgruppen til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.

§ 7 Ordinær generalforsamling

Stk. 1

Den årlige generalforsamling er fællesskabets højeste myndighed. Generalforsamlingen afholdes i april eller maj måned. Generalforsamlingens afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertal.

Stk. 2

Bestyrelsen indkalder til generalforsamling med mindst 1 måneds varsel. Indkaldelse sker ved e-mail, på fællesskabets website eller andet accepteret medie. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal indsendes på mail til sekretariatet senest 2 uger før generalforsamlingen. Indkomne forslag udsendes til medlemmerne senest 8 dage før den ordinære generalforsamling.

Stk. 3

Generalforsamlingen åbnes af formanden, der leder valg af dirigent og referent. Dagsorden for den ordinære generalforsamling er følgende:

1. Valg af dirigent og referent 

2. Bestyrelsens beretning 

3. Valg af formand 

4. Valg af bestyrelsesmedlemmer 

5. Valg af bestyrelsessuppleanter 

6. Valg af revisor
7. Fremlæggelse og godkendelse af regnskab samt vedtagelse af kontingent for det kommende år 

8. Indkomne forslag 

9. Eventuelt

Stk. 4

Forhandlingerne på generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen. Der udfærdiges et referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten. Godkendt referat fra generalforsamlingen skal offentliggøres på foreningens hjemmeside senest 2 uger efter generalforsamlingen.

Stk. 5

Generalforsamlingen fastsætter eventuelt kontingent for medlemmer og leverandørpartnere.

§ 8 Ekstraordinær generalforsamling

Stk. 1

Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling.

Stk. 2

Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter, at bestyrelsen har behandlet ønsket herom. Sted og tid besluttes af bestyrelsen. Indkaldelser udsendes senest 14 dage før den ekstraordinære generalforsamling. Der kan etableres en ekstraordinær generalforsamling med valg af ny bestyrelse, hvis mindst en tredjedel af de stemmeberettigede medlemmer ønsker det.

§ 9 Vedtægtsændringer og opløsning

Stk. 1

Vedtægtsændringer skal vedtages på en generalforsamling. Ændringer i vedtægterne kræver at mindst et 2/3 flertal blandt de på generalforsamlingen tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer stemmer.

Stk. 2

Beslutning om opløsning af fællesskabet skal ske på en ordinær eller en ekstraordinær generalforsamling. Til fællesskabets opløsning kræves 2/3 flertal af de på generalforsamlingen stemmeberettigede medlemmer.

Stk. 3

Ved opløsning af fællesskabet tilfalder eventuelle økonomiske midler de medlemmer, der på opløsningstidspunktet er indmeldt i fællesskabet.

Stk. 4

Opløsning af fællesskabet, forudsætter at fællesskabets juridiske ejerskaber i forbindelse med opløsningen overdrages til en anden offentlig eller almennyttig organisation. Generalforsamlingen beslutter til hvilken organisation.

§ 10 Produkter, projekter og grupper i OS2

Stk. 1

Styring af produkter og projekter i fællesskabet skal til enhver tid ske i henhold til OS2s governancemodel som beskrevet på fællesskabets hjemmeside.

Stk. 2

Nedsættelse af grupper og udvalg i fællesskabet skal til enhver tid overholde OS2s governancemodel som beskrevet på fællesskabet hjemmeside.

§ 12 Administratorer

Administratorer sikrer, at der sker fremdrift i fællesskabet, teams, projekter og udfører repræsentative og markedsførende aktiviteter. Administratorer udpeges af bestyrelsen.

§ 13 Platforme, videndeling og medlemsinformation

Stk. 1

Fællesskabet driver hjemmesiden www.os2.eu. På www.os2.eu er beskrevet hvilke øvrige samarbejdsredskaber fællesskabet benytter. Fællesskabet prioriterer, at alle kommunikationskanaler i produkter, projekter og grupper - i henhold til CoC - er åbne for både medlemmer og leverandørpartnere at deltage i. Fællesskabets kommunikationskanaler bestyres af sekretariatet.

Stk. 2

Fællesskabets kode tilgængeliggøres via det frie distribuerede versionsstyringssystem Git. Hovedkontoen er https://github.com/os2git.

Stk. 3

Alle fællesskabets aktiviteter, inspirationsforløb og dokumentation kan findes på hjemmesiden og/eller GitHub og/eller de til enhver tid annoncerede kommunikationskanaler. Bestyrelsen og sekretariatet udsender efter behov information til medlemmerne via e-mail og/eller fællesskabets hjemmeside.

-----

LOG:

Opdateret 6. maj 2019 jf. beslutninger på OS2s generalforsamling.

Opdateret 3. maj 2016 jf. beslutninger på OS2s generalforsamling.