Rider din kommune med på automatiseringsbølgen? Og er der svært at bevare overblikket over hvilke arbejdsgange og processer, man skal gå i gang med? Danmarks østjyske kommuner er på vej med en løsning.
På bagkant af KL-projektet om automatisering af manuelle processer har de østjyske kommuner, der udgør en samlet automatiserings-ERFA-gruppe ("Østjysk Automatiserings Netværk"), tilbudt at tage teten i udviklingen af en tværkommunal løsning til indberetning, styring og deling af RPA/digital assistent-egnede processer. Løsningen skal både kunne bruges i egen kommune og til deling af viden og erfaringer på tværs af kommuner.
Projektide
Forslaget er helt konkret at tage det første skridt til at få udviklet en tværkommunal applikation til indberetning og håndtering af arbejdsgange og processer, der har automatiseringspotentiale. Nogle uforbrugte midler fra KL-projektet vil gå til at få udarbejdet en komplet løsningsarkitektur inkl. adgangs- og rettighedsstyring, en datamodel og mockups/wireframes. Herefter vil de østjyske kommuner stå bag en tværkommunal funding hos alle landets kommuner for at sikre udvikling og idriftsættelse af løsningen.
Kommunerne vil altså, ud over en løsning til håndtering af lokal indberetning og håndtering af arbejdsgange og processer, få en løsning, hvor kommuner på tværs vil kunne se ”guldet” i andre kommuner, samt validere hinandens indberettede processer. Men naturligvis vil det også være muligt at skærme eksempelvis følsomme data og processer.
Syddjurs er i gang
Syddjurs Kommune har allerede lokalt udviklet en applikation til registrering og styring af potentielle og allerede eksisterende processer til automatisering til eget brug. Applikationen bygger bl.a. på KLs excelark til prioritering af automatiserings-egnende processer. Efter præsentation af løsningen både i Østjysk ERFA-regi og på sidste workshop i KL-projektet, har mange kommuner ytret ønske om et lignende løsning. De utålmodige kan hente Syddjurs' løsning her.
Hvad nu? Workshop i DOKK1 i Aarhus den 26. januar 2017
Den sidste fredag i januar har du chancen for direkte indflydelse på den kommende tværkommunale løsning til indberetning og styring af automatiseringsegnede processer. Det kræver blot lidt af din tid fredag den 26/1 med dejlige og kompetente mennesker i Dokk1 i Aarhus Kommune. Syddjurs Kommune og OS2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab er værter.
Hvis man har interesse i at deltage i at definere løsningen, så er det altså her man skal dukke op, da de vigtigste drøftelser vil finde sted, og det er også der, koordinationsgruppen vil blive etableret. I kan læse mere og tilmelde jer her.
Forventet udviklingsforløb
Fase 1: De østjyske kommuner og er eksternt konsulentbureau har allerede afholdt en indledende workshop omkring den overordnede fastlæggelse af nødvendige funktionaliteter til løsningen.
Fase 2: Mockups, wireframes, arkitektur og datastruktur udarbejdes efter en åben workshop (her anvendes de ubrugte KL-projektmidler)
Fase 3: Udvikling af første version af løsningen efter fundraising fra interesserede kommuner.
Tilslutning og drift
Efter at version 1.0 er udviklet, vil det være muligt for den enkelte kommune enten at implementere applikationen lokalt (koden vil ligge frit tilgængelig som open source på Git) eller at tilslutte sig den fælles SaaS-løsning med mulighed for deling. Tilslutning til den fælles SaaS-løsning vil have en udgift på forventeligt kr. 25.000 årligt, som går til drift, support, koordinering og videreudvikling. Samme model er anvendt til OS2Kravmotor som kan ses her.
Styregruppe
Der er blevet nedsat en styregruppe bestående af følgende:
Anne-Mette Michelsen, Chef for Borgerservice, IT og Digitalisering, Haderslev Kommune
Peter Christensen, Områdeleder for Digitalisering, Helsingør Kommune
Lars Sønderby, Økonomi- og personalechef, Randers Kommune
Anders Kollin, Digitaliseringschef, Skanderborg Kommune
Jon Badstue Pedersen, Afdelingsleder for Digitalisering, Syddjurs Kommune
Rasmus Frey, Sekretariatschef, OS2 (observatør)
Søren Frederik Bregenov, Chefkonsulent, KL (observatør)
Spørgsmål kan stilles til Heidi Søndergaard Huber hshu@syddjurs.dk og Line Lynggaard Sørensen lils@syddjurs.dk fra Syddjurs Kommune.
Foto: Jeremy Bishop på Unsplash.com