Der blev afholdt OS2kitos brugerklubmøde den 6. december 2018, i Fredericias Uddannelsescenter. Over 40 deltagere fra over 35 kommuner deltog på dagen. På programmet var der forskellige indlæg fra OS2kitos sekretariatet og medlemmer i de forskellige OS2kitos arbejdsgrupper. Sidst på dagen præsenterede Greve kommune, deres erfaringer med at implementere Kitos. Sekretariatet rundede dagen af med en workshop om kvalitetssikring af Kitos data og løftede sløret for de foreløbige resultater af brugerundersøgelsen af Kitos.
Et tilbageblik på året 2017 og planerne for 2018
Sekretariatet gav på brugerklubmødet en kort status på året 2017. Af store milepæle i året 2017 kunne sekretariatet fortælle, at Kitos 2.0 blev lanceret i februar 2017 og i september 2017 blev single-sign on løsningen gjort tilgængelig. I sommeren 2017 fik Kitos en ny tilslutningsaftale og 78 kommuner er blevet tilsluttet aftalen. Aftalen markerer en ny epoke i OS2kitos-samarbejdet, idet samarbejdskommunerne nu kan dele oplysninger på tværs af Kitos i rapportmodulet.
Herudover fortalte sekretariatet, at der er blevet taget tilløb til en masse initiativer i Kitos arbejdsgrupper. Det betyder at der kommer nye felter til understøttelse af GDPR-arbejdet i Kitos i februar 2018 og herefter vil de nye felter til registrering af arkivoplysninger og snitflade-tilpasninger implementeres i foråret 2018. Sideløbende vil fejl og ændringsønskerne som arbejdsgrupperne har meldt ind, løbende prioriteres.
- Se årshjul for 2018 her.
Ansøgning til KL’s rammearkitekturpulje
Sekretariatet meddelte at de netop har indsendt en ansøgning til KL’s rammearkitekturpulje med overskriften: "OS2kitos som autoritativ kilde til oplysninger om IT-systemer, snitflader og KLE”. Sekretariatet offentliggøre svaret fra KL på OS2kitos Yammer i løbet af det nye år.
- Se ansøgningen her.
Status fra arbejdsgrupperne
Arbejdsgrupperne kunne i løbet af dagen fortælle om de mange arbejdsgruppe-møder og processer der har været afholdt i Kitos i løbet foråret og efteråret 2017. Initiativerne er kun blevet igangsat, fordi så mange medarbejdere fra medlemskommunerne har kunnet deltage så aktivt i de forskellige arbejdsgrupper.
Blandt nogle af initiativerne præsenteret af arbejdsgrupperne for GDPR-, arkiv og snitflader, tæller blandt andet specifikation af nye felter til understøttelse af GDPR-arbejdet, nye felter til arkivering og en tilpasning af felterne i snitflade kataloget. Arbejdsgrupperne er overordnet set enige om, at formålet med Kitos er, at der registreres standardiseret oplysninger i Kitos, hvor detaljerede oplysninger kan hentes i andre dokumenter/ESDH-systemer og lignende.
Systemarbejdsgruppen har i foråret 2017 udarbejdet nye datakrav, for at øge datakvaliteten i Kitos. Herudover har kvalitetssikringsgruppen ryddet op i Kitos grunddata i sensommeren 2017 og fortsætter arbejdet i starten af det nye år.
Kontraktgruppen har evalueret Kitos 2.0 og meldt ændringsønsker ind samt specificeret nye lokale og fælles rapporter. I løbet af 2018 vil kontraktgruppen tilbyde introduktionsforløb til kommuner i Kitos og Kontraktmodulet.
Herudover vil sekretariatet sammen med API-gruppen igangsætte nogle af de forskellige pilot-projekter der er nedsat, så medlemskommuner kan udstille og anvende data fra Kitos i andre systemer.
Der vil blive afholdt et møde med projektgruppen i løbet af 2018 og flere kommuner opfordres til at deltage i arbejdsgruppen, så vi er flere til at styre projektmodulets udvikling.
Forankring af Kitos i Greve kommune - et brugerperspektiv
Charlotte Hedegaard, udviklingskonsulent i Greve kommune, delte hendes erfaringer med at implementere Kitos på brugerklubmødet.
I Greve har fagcentrene ansvaret for vedligeholdelsen af Kitos-data. Som en del af udrulningen af Kitos har Charlotte inddraget fagledere og nøglemedarbejdere for at få Kitos forankret i organisationen.
Status er i dag, at 280 systemer fordelt på organisatorisk enhed og systemejer er registreret i Kitos, størstedelen af kontrakterne er fundet, journaliseret og registreret, der er udpeget en bred kreds af Kitos-brugere og efterspørgselen efter adgang stiger i organisationen og så er der blevet nedsat en Kitos-driftsorganisation.
- I gruppen Inspirationsdokumenter på OS2kitos Yammer kan I se nogle af de redskaber/vejledninger Charlotte har brugt til implementeringsarbejdet.
- Se også slideshow fra Charlottes præsentation her.
Brugerundersøgelse af Kitos 2017
Sekretariatet løftede på dagen sløret for resultaterne af den igangværende brugerundersøgelse af Kitos. Hvis I endnu ikke har svaret på undersøgelsen, kan I stadig nå det. Formålet med undersøgelsen er at gøre brugerklubben klogere på bruger af- og tilfredsheden med Kitos.
- Link til brugerundersøgelsen er her.
Gode drøftelser og input på dagen
Sekretariatet fik på brugerklubmødet mange gode kommentarer og ønsker med fra kommunerne, som sekretariatet vil forsøge at følge op på i det nye år.
Præsentationsmateriale fra dagen
- OS2kitos sekretariatets præsentation herunder præsentation af GDPR-felter
v. OS2kitos sekretariatet - Oplæg om arkiveringsmodul
v. Charlotte Voss, leder af Gladsaxe byarkiv/arkivar og Finn Boilesen Guldbæk, chefkonsulent i Fredensborg kommune - Oplæg om projektgruppen
v. Søren Gormsen, projektleder og Contract Manager i Favrskov kommune - Oplæg om kontraktgruppen
v. Lene Slettemose, Contract Manager i Svendborg kommune - Den praktiske implementering af Kitos, erfaringer og mulige råd
v. Charlotte Hedegaard, udviklingskonsulent i Greve kommune
Deltagerkommuner
Norddjurs, Frederikshavn, Fredensborg, Viborg, Ikast-brande, Favrskov, Rødovre, Vejen, Brønderslev, Roskilde, Ringsted, Langeland, Sorø, Holstebro, Esbjerg, Greve, Ringkøbing-Skjern, Holstebro, Lemvig, Horsens, Hjørring, Vesthimmerland, Aabenraa, Odsherred, Skanderborg, Kerteminde, Jammerbugt, Tønder, Fredericia, Randers, Gladsaxe, Fredensborg, Odense og Ballerup.
Kontakt
Ved spørgsmål eller kommentarer kontakt sekretariatet på info@kitos.dk