Skrevet af Troels Dahl Ranum, Digitaliseringskonsulent ved Sociale Forhold og Beskæftigelse, Aarhus Kommune
I Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse (MSB) i Aarhus Kommune har vi sat en klar målsætning: vi vil af med alle de gamle PDF-, Word- og Excel-formularer.
Tommelfingerreglen er simpel: Hvis du sender noget ud til mere end én person, eller gør det mere end én gang, og forventer at få noget retur, så bør du overveje at omdanne det til en selvbetjeningsformular.
I begyndelsen fokuserede vi i vores digitaliseringsafdeling (som servicerer hele magistratsafdelingen på tværs) på de digitale selvbetjeningsløsninger til indsamling af data og informationer, som vi kendte til fra vores egen daglige brug og erfaringer i forretningsområderne.
Men vi vidste, at der var meget mere potentiale.
Konvertering har været øjenåbner
Vi har gennem tiden været i kontakt med mange forretningsområder i vores magistratsafdeling, især efter vi besluttede at skifte til vores nuværende løsning, OS2forms. Den konverteringsproces har været en øjenåbner for mange af vores driftsområder, og det har givet os mulighed for at "reklamere" for fordelene ved at skabe formularer i OS2forms. For eksempel at eje dem ude i de enkelte afdelinger med fordele som hurtig tilretning, udnyttelse af kendskab til sprogbrug der matcher målgruppen og katalysator for nye ideer til selvbetjening.
Vi plejer at sige til vores kontaktpersoner, at det er nemmere at bygge en selvbetjeningsformular i OS2forms, end det er at lave den i Word. Dog er vi også nået til den erkendelse, at vi ikke er eksperter i at finde alle de eksisterende digitale selvbetjeningsløsninger til indsamling af data og informationer, eller at vide præcis hvem der bruger dem, og hvilke der skal konverteres til selvbetjening.
De lokale afdelinger er eksperterne
Men det er de lokale afdelinger, og vi skal blot vise dem vejen. Det er også dem, der bedst kender borgerne, virksomhederne og samarbejdspartnerne, og derfor ved, hvordan man kommunikerer klart og forståeligt til den målgruppe. Så længe det sker inden for de rammer, som forvaltningsloven og GDPR fastsætter, tager vi os af at sikre, at de overholdes. Vi kridter banen op med "defaults" og skabeloner, som gør det nemt at overholde reglerne. Derfor beslutningen om at lade selvbetjeningsløsningerne forlade vores digitaliseringsafdeling, hvor de har boet trygt i mange år.
Vi håber på, og tror på, at vi får mange eksperter i selvbetjeningsformularer, som vil dele deres erfaringer og løsninger i fælles forum. Dette forum administrerer og faciliterer vi, og det vil på sigt udmønte sig i et katalog af formularer der kan være tilgængeligt for de øvrige 97 kommuner i landet, som kan få glæde af det, det er i hvert fald vores ambition. Og er man en del af OS2forms fællesskabet er det meget simpelt at dele formularen, og sågar abonnere på den version vi opdaterer.
Undgår fordyrende led
En anden vigtig gevinst ved at lade selvbetjeningsløsningerne flytte hjemmefra er, at det er de personer med den nødvendige faglige viden, der får ansvaret for og adgangen til formularerne. De kan opdatere dem øjeblikkeligt og løbende tilpasse dem ud fra den feedback, de modtager fra brugerne. På den måde undgår vi et fordyrende og forsinkende led i bestiller/udfører-processen.
Og så er der alle de ideer, vi ikke selv kan komme på, men som vi glæder os til at følge med i - ligesom en forælder, der sender sit første barn ud i den voksne verden med egen lejlighed.
Forvaltningslov og GDPR i selvbetjeningsløsninger
Er du nysgerrig på vores vision og vores nye tilgang til selvbetjening, så kontakt os gerne på Selvbetjening MSB. Dette gælder også, hvis I vil være med til at skabe et fællesorgan, der kan hjælpe alle kommuner med at overholde forvaltningsloven og GDPR i selvbetjeningsløsningerne, og som kan fungere som en idébank for de mange nye selvbetjeningsløsninger, der vil opstå i fremtiden.
Selvom vi alle føler os unikke i hver vores kommune, har vi meget til fælles, og vi skal alle overholde de samme love og regler.
Vil I prøve OS2forms?
Er du nysgerrig på OS2forms som selvbetjeningsværktøj, så kan du kontakte Thomas Faarup Kok Gjerulff. Thomas er produktkoordinator på OS2forms.
Hvis du gerne vil prøve OS2forms, kan du kontakte Bellcom, der er OS2-leverandør på OS2forms, og som tilbyder en gratis 30 minutters produktintroduktion samt gratis oprettelse af en demobruger.
Klik her for mere information om OS2forms.