KITOS er fællesejet af alle medlemskommuner og dem som deltager i arbejdsgrupperne, har størst indflydelse. Der er i arbejdsgrupperne fokus på at drøfte udviklingen/tilpasningen og opdateringen af KITOS data, i den retning der understøtter kommunernes forretningsbehov ud fra et princip om konsensus. Kontraktarbejdsgruppens mål er fx, at bidrage til optimering af kontraktmodulet, så det opfylder brugernes behov og dermed omfatter alle relevante informationer i en it-kontrakt, uden at det bliver for detaljeret og uoverskueligt at anvende.

Deltagerne i arbejdsgrupperne kommer fra forskellige kommuner og bidrager til KITOS med deres forretningsforståelse. Deltagerne i arbejdsgrupperne, har den bedste indsigt i brugen af KITOS, derfor anser sekretariatet arbejdsgrupperne som kompetente sparringspartnere om det pågældende modul/komponent/løsning. Arbejdsgruppernes bidrag og engagement er med til at gøre KITOS til et endnu bedre IT-overbliksystem. 

Den enkelte arbejdsgruppen indkaldes via en tovholder der indgår i arbejdsgruppen. Hvis der ikke er en kommune der melder sig som tovholder, indkaldes arbejdsgruppen af sekretariatet. Tovholderen sikrer, at arbejdsgruppen kører og samler op på arbejdsgruppens opgaver og koordinerer processen med sekretariatet. 

Sekretariatet står til rådighed med værktøjer og bidrager til at styre processen, men det er i sidste ende op til arbejdsgrupperne at vurdere, hvad der er relevant at gribe fat i, samt hvad og hvor meget tid de enkelte deltagere kan bidrage med. Det er vigtigt, at deltagerne udgør det bærende element i arbejdet.  

Opgaver og mandat
Sekretariatet har tidligere spurgt deltagerne i kontraktarbejdsgruppen, hvad de anser som et fornuftigt niveau for deres beslutningsdeltagelse. Der er enighed om, at gruppen ikke skal involveres i mindre ønsker om at få oprettet eksempelvis en kontraktrolle, men at sekretariatet varetager sådanne anmodninger. 

Sekretariatet har til enhver tid mandat til at træffe beslutninger i henhold til KITOS, men vil ved større beslutninger inddrage arbejdsgrupperne og/eller brugerklubben, der ligeledes omfatter arbejdsgrupperne. Styregruppen inddrages ligeledes ved større beslutninger om sekretariatets økonomi, organisering og ved udviklingsspørgsmål om KITOS, hvor styregruppen har det overordnede mandat.

Processen for vurdering af ændringsønsker til KITOS
Arbejdsgrupperne vurderer brugerklubbens ændrings- og udviklingsønskers relevans ved at sætte sig ind i ønskernes formål og den forretningsværdi, der måtte være ved at udvikle ønskerne. Arbejdsgrupperne har således stor indflydelse i forhold til at prioritere og evt. forkaste ændrings- og udviklingsønsker.

Processen for vedtagelse af større udviklingstiltag
Sekretariatet og arbejdsgrupperne sørger for, at have den relevante dialog på tværs, om større udviklingstiltag, med henblik på at få ændringsforslagene prioriteret og kvalificeret. Når arbejdsgrupperne har lavet en kravspecifikation af ønskerne, indhenter sekretariatet et prisoverslag fra leverandøren. Sekretariatet indstiller de prioriterede ønsker til styregruppen, som skal godkende større udviklingstiltag og finansieringsformen.  Udviklingstiltaget bliver publiceret for brugerklubben, så medlemmerne løbende kan følge med i arbejdsgruppens arbejde. Sekretariatet laver den samlede udviklingsplan med leverandøren for det/de kommende udviklingsforløb.