OS2kitos giver enorm værdi, når systemet først er der, dog kræver det kommunernes opmærksomhed i implementeringsprocessen.
77 kommuner er tilsluttet OS2kitos (Kitos). Det er den mest udbredte løsning i OS2-fællesskabet og også en omfattende løsning. Implementering af Kitos kræver – ifølge en Kitos-bruger fra en medlemskommune – en del arbejde. Først skal organisationen være enige om formålet med brugen af løsningen.
Det helt store overblik i kommunerne
Kitos er en webbaseret løsning, og det er et akronym for ’Kommunernes IT-OverbliksSystem’. Kitos kan skabe overblik over it-systemer, kontrakter, snitflader, projekter, GDPR og arkiveringspligt i kommunen. En Kitos kommune behøver ikke at bruge alle løsningens fem moduler. Faktisk anbefaler de i Kitos-sekretariatet, at kommunerne kun tager et modul i brug ad gangen.
Planlægning, planlægning, planlægning
Når en kommune går i gang med deres organisatorisk implementering, opfordrer sekretariatet, til at kommunens beslutningstagere og løsningens brugere bliver enige om en central plan. Det er vigtigt at fastslå, hvad løsningen skal bruges til og af hvem. Skal løsningen være central og styres fra it- og digitaliseringsafdelingen eller decentral og styres af adskillige superbrugere i de enkelte afdelinger?
Ikke bare at sætte strøm til
God implementering er ikke bare at sætte stikket i kontakten, men at tage sig tid til intern modning. Sekretariatet anbefaler, at kommunerne lægger en plan for, i hvilken rækkefølge modulerne skal tages i brug og hvilke data under det enkelte modul, der skal registreres. I den overordnede plan for anbefalet implementering står, at kommunerne bør starte med at implementere it-system modulet og dernæst kontraktmodulet.
Ulla Larney fra sekretariatet påpeger, at det er nemt for nye kommuner at komme til at tage munden for fuld og har ambition om at registrere (for) mange data. Men, som hun fremhæver, så kan data kun bruges, hvis de giver overblik og er vedligeholdt. Det er med at afveje, hvor meget man får ud af data i forhold til, hvor meget tid der bruges på dataindsamling.
Gået i stå?
Sekretariatet sørger for at arrangere best practise seancer, hvor kommunerne kan udveksle erfaringer om Kitos. I sekretariatet hjælper de selvfølgelig gerne og det er også muligt at finde hjælpen på Kitos’ dialog platform. Her findes der vejledning og kitos-brugerne kan hjælpe hinanden. Snart overgår denne tjeneste til et andet OS2-produkt OS2loop, hvor det ligeledes er muligt at finde vejledninger og stille spørgsmål.
KITOS’ organisering
Løsningen Kitos er del af OS2s it-portefølje og rangerer som et af to løsninger på allerhøjeste modenhedsniveau i forhold til organisering, dokumentation og kode. Styregruppen er KITOS’ højeste beslutningsorgan. Den består af repræsentanter fra fire kommuner og løsningen er faciliteret af et sekretariat på 2 årsværk.
Tag med videre
- Få it-systemer (inkl. OS2kitos) er bare plug-and-play.
- Det organisatoriske implementering af OS2kitos begynder med at et enkelt modul (ud af fem) sættes i drift - og at der internt fastslås hvilken brug og hvilke resultater, der er ønsket.
- Hvis én OS2kitos kommune fammer en mur, kan sekretariatet hjælpe med at facilitere en dialog mellem kitos-kommunerne.