Et godt resultat med et it-produkt kræver en god koordinering mellem alle parter. Koordinationsgruppen til en af OS2s open source produkter skal arbejde tæt med en eller flere leverandører undervejs.

Det gode it-produkt bliver til igennem et godt samarbejde med en leverandør. Eller som ved OS2autoproces, flere leverandører. Det samarbejde ligger på koordinationsgruppens bord.

Koordinationsgruppen til et OS2-projekt har et stort ansvar. De skal tage ejerskab over den kommende (eller eksisterende) løsning og sikre, at projektet bevæger sig i den retning: Den som flere af anvenderne ønsker. Det er koordinationsgruppen, der står for at indsamle ønsker, som kan blive videreudviklinger samt gøre dem til virkelighed.

Tovholderrollen

En håndfuld af produkter har en dedikeret tovholder, som skal være med til at assistere koordinationsgrupperne, bl.a. i det vigtige leverandørsamarbejde. Digitaliseringskonsulent i Syddjurs Kommune, Line Lynggaard Sørensen, har haft sådan en rolle. Hun har været tovholder på OS2autoproces hele vejen fra idé til drift af den nuværende version.

Siden udviklingen startede i 2018, har Line arbejdet sammen med tre leverandører, der supplerede hinanden: IT minds (frontend), Digital Identity (backend) og /et al (UX). Lige nu er driftsleverandørerne Digital Identity og IT minds.

Udvikling af version 1

Første udvikling var lidt af en opgave. Som tovholder stod Line i midten imellem koordinationsgruppen og leverandørerne. Hendes opgave var bl.a. at assistere koordinationsgruppen i leverandørsamarbejdet. Da en koordinationsgruppe består af entusiastiske kommende eller eksisterende anvendere, der giver tid fra deres daglige arbejde, kræver det lidt ekstra tid i forhold til udviklingen og fejlfinding. Det strukturerede Line sig ud af.

Koordinationsgruppen skulle have en del tid til test og fejlfinding. Både i udførelse, opsamling og overlevering til leverandøren. Det var en fordel, at der var aftalt en periode efter go live, hvor vi kunne komme med rettelser/fejlmeldinger. Hver gang der har været ændringer, har det været nødvendigt. - Line Lynggaard Sørensen

Efter udviklingen af version 1.0 har der ikke været så meget behov for at koordinere imellem leverandørerne, da de store grundsten blev lagt her. De efterfølgende opdateringer har været mindre og adskilte mellem de to leverandører. Det gjorde koordinering og kompleksitet mindre.

Klare ønsker og opgaver

I samarbejdet mellem leverandører og koordinationsgruppe har det været nødvendigt for alle parter at gøre sig klart, hvordan opgaver bliver formuleret. Det er ekstremt vigtigt, at alle forstår præcist, hvad ønskes og hvad opgaverne er set fra det tekniske perspektiv og det forretningsmæssige behov. Derfor skal der, siger Line, løbende holdes statusmøder med leverandørerne og koordinationsgruppen. Desuden er det vigtigt: ”at have en god relation til projektleder eller kontakt hos leverandøren, det gør bare det hele nemmere og sjovere”.

Line har nu overgivet tovholderrollen til Sigrid Lindvig Sørensen fra Syddjurs Kommune per februar 2021.