Styr på grunddata har givet udsyn over lederspænd og hele organisationen samt har gjort klar til digitaliserede MUS-samtaler i kommunen

Den første digitale proces med anvendelse af OS2mo-data er netop blevet gennemført i Viborg Kommune. Herefter kommer en it-integration mellem OS2mo og et elektronisk system, som giver Viborg Kommune muligheden for på sigt at forberede og indkalde til MUS-samtaler samt at evaluering af ledelse digitalt. I første omgang har systemet været brugt til at afvikle en 360 graders lederevaluering af alle ledere, men hensigten er at systemet ligeledes skal anvendes til afvikling af MUS-samtaler i hele organisationen. Her har det været fordelagtigt at kunne bruge OS2mo’s ledelsesrapport til at få det store overblik.

Ledelsesrapporten giver det helt store overblik

En forudsætning for et godt resultat har været OS2mo’s ledelsesrapport, som Viborg Kommune har fået lavet af udviklingshuset Magenta, der udvikler medarbejder- og organisationssystemet OS2mo på vegne af OS2-fællesskabet. Ledelsesrapporten er et udtræk fra OS2mo, der giver et hurtigt overblik over ansatte fordelt på timelønnede og månedslønnede, og hvordan ansatte i kommunen fordeler sig hos den enkelte leder og i de forskellige chef- og direktørområder.

I Personale og Organisation er de begejstrede for det samlede overblik i OS2mo’s ledelsesrapport: ”Ledelsesrapporten giver desuden et hurtigt overblik over lederspænd på flere niveauer, hvilket vi aldrig har haft før.

Inddrag Personale og Organisations afdelingen og få styr på tildeling af rettigheder

Personale og Organisation i Viborg Kommune blev inddraget i identificeringen af medarbejders og organisationens grunddata, som danner fundamentet for OS2mo som autoritativt system. Personale og Organisation spillede en meget aktiv rolle i organisationsændringerne og havde med deres egne ord ”fingeren direkte på pulsen”. På den måde er Personale og Organisation blevet mere synlig i organisationen og har fået større viden om organisationsstrukturen. Det er viden, som styrker deres muligheder for f.eks. at kunne levere strukturen/opbygning af data i Ledelsesinformation/Business Intelligence (BI).

Fravalgte de kommercielle løsninger for et Open Source system

Viborg Kommune kunne have valgt andre kommercielle systemer i stedet for OS2mo. Kommercielle IdM-systemer (identity management systemer) vil lige som OS2mo kræve en større oprydning i organisatoriske data. Men de kommercielle systemer vil også være dyrere i anskaffelse og licenser og samtidigt fastholde kommunen i ét produkt. Viborg Kommune valgte open source løsningen, OS2mo.

It-arkitekt Kim Bøgsted begrunder valget af OS2mo således: ”Med OS2mo har vi ”hjemtaget” kontrollen over og ejerskabet af vores grundlæggende organisationsdata. Vi har fået en løsning, som helt grundlæggende er skabt med udgangspunkt i den fælleskommunale rammearkitektur. F.eks. følger datamodellen OIO-organisationsmodellen, og løsningen indeholder en fysisk realisering af en lang række af rammearkitekturens byggeblokke. Løsningen er desuden skabt med udgangspunkt i at understøtte en kommunal virkelighed, og kan til en hver tid tilpasses af kommunerne efterhånden som nye behov opstår.”

Et godt fundament til at få det optimale ud at KOMBIT’s støttesystemer

Kim Bøgsted fortæller, at det har givet et rigtig godt fundament til at få det optimale ud af KOMBIT støttesystemerne Organisation, Klassifikation og Adgangsstyring. Samtidigt har det også krævet et stort arbejde at få styr på de grundlæggende organisationsdata og implementeringen af et system som OS2mo.

It-arkitekt i Viborg Kommune Kim Bøgsted siger: ”Jeg er slet ikke i tvivl om, at OS2mo i løbet af de kommende år bliver et mindst lige så vigtigt grundlæggende it-system for os, som vores Active Directory er det i dag. Om få år vil vi sandsynligvis se tilbage og spørge os selv, hvordan vi tidligere kunne klare os med den simple organisationsmodel, som Active Directory indeholder. Samtidig vil vi glæde os over, at vi nu kan konstatere, at de mere end 50 årlige organisationsændringer vi har, når hele vejen rundt i it-systemerne med en langt mindre manuel indsats og dermed færre fejl og forsinkelser end vi oplever i dag.”

-------

Foto af Ethan Ou fra Unsplash.com