Kitos arkivgruppen har lavet et oplæg til nye felter til registrering af arkivdata i Kitos. Læs notatet samt 3 use cases, der beskriver funktioner til:
Oplægget er til høring på Yammer, hvor Kitos-kommuner er velkommen til at komme med kommentarer m.m. Høringen slutter den 8. december 2017.
En arbejdsgruppe har tidligere udarbejdet et forslag til at oprette et faneblad til oplysninger, der kan understøtte systemarkivering i Kitos. Efterfølgende har Gladsaxe og Fredensborg kommune kvalificeret ønskerne. Da Kitos 2.0 blev lanceret, blev 9 felter til arkivering implementeret i en arkiveringsfane på systemmodulet (i en fase 1).
Siden efteråret 2017, har arbejdsgruppen arbejdet videre med de resterende feltforslag og fået input fra bl.a. Favrskov kommune. Forslaget betyder, at der i anden fase skal oprettes 6 nye felter og 5 eksisterende felter skal tilpasses.
De fleste felter i fase 2 vil blive placeret i arkiveringsfanen. Vi prøver at finde en model, hvor man ikke bliver mødt af flere felter end man har brug for. I fase 3 kan så man lægge flere felter på løsningen, når der er blevet taget yderligere stilling til dem.
Hvorfor er det vigtigt at registrere arkivdata i Kitos?
Ifølge arkivloven har kommunerne pligt til at få arkiveret deres bevaringsværdige systemer og få dem afleveret til Rigsarkivet eller deres eget § 7 arkiv. Formålet med at registrere arkivoplysninger på de enkelte systemer er, at det giver systemejerne/kommunerne et hurtigt overblik over hvilke af deres systemer, som der skal arkiveres.
Kitos bliver anvendt til at kortlægge hvilke systemer i din kommune, som skal bevares. Det betyder, at hvis du som systemejer har et system, som skal arkiveres, så kan du her notere dig hvornår det skal arkiveres, hvornår der er sket arkivering sidste, m.v. Du kan også bruge arkiveringsoplysningerne i din planlægning af kommende arkiveringer, som skal medtænkes i kontrakten med leverandøren.
For arkivarer er arkiveringsoplysningerne i Kitos vigtige, så de kan få sig et løbende overblik over hvornår der bør ske arkivering af de forskellige bevaringsværdige systemer, således at Arkivet kan planlægge modtagelsen og test af arkiveringsversionen. Kitos kan hjælpe arkivaren, når Rigsarkivet i deres tilsyn beder kommunerne oplyse, hvilke systemer, som er arkiveret, hvilke systemer som er ved at blive arkiveret, og hvilke systemer, som ikke længere er i kommunens administrative brug.
Kontakt Samira Masoudi ved spørgsmål: sam4@balk.dk.