Milano Kommune har i samarbejde med deres medarbejdere og et privat it-firma udviklet en open source model for digital bæredygtighed. Den måler effekten af digitaliseringsprocessen op mod tre paramentre.

En model for digital bæredygtighed er testet i et borgerservice registreringskontor i Milano Kommune over de sidste par år. I år har kommunen lavet et GitHub repository til deres model. Ind til videre indeholder deres repository kun en præsentation af modellen. Deres model angiver en metode til at kvalitificere resultaterne af digitaliseringsprocessen på tre paramentre: Tidbesparelse, økonomi og CO2-udledning.

Den test, der er blevet lavet henover de sidste par år, viste, at det var muligt at digitalisere certifikater og at det i gennemsnit sparede borgerne for en times transport, otte minutter for de administrative personer og omkring 450.000 stykker papir. Det blev muligt at kvanitificere resultaterne med deres digitale bæredygtighedsmodel.

Struktur og KPIer

Modellen er endnu ikke offentliggjort på GitHub siden, men det er muligt at se en oversigt over mål, struktur og KPIer for fordelene ved kvantificeringen. Processens struktur er:

1. Identification of the macro-activities most impacted by the digital project
2. Mapping of the processes impacted by the digital application
3. Calculation of the benefits for the stakeholders impacted by the initiative

- GitHub siden

KPIerne er todelt: Fordele for administrationen og fordele for borgerne. Selve tanken bag digitaliseringen er at øge effektiviteten og samtidigt forbedre servicen for borgerne.

Det organisatoriske fundament

De nye digitale processer krævede lidt hjælp til de offentlige medarbejdere. Først og fremmest blev de nødt til at se og forstå værdien i at digitalisere. Det har Roberta Cocco, vice-borgmester for digital transformation og service til borgerne i Milano, fortalt til mediet Cities Today. Hun uddyber at motivationen, ledelsen og monitoreringen måtte komme inde fra de kommunale kontorer. For de offentlige ansatte var det vigtigt, at de kunne se at ingen mistede deres job på grund af digitaliseringsprocessen.

Det er stadig muligt for borgerne at modtage ”analog” service i stedet for den digitale. Dette skyldes nationale bestemmelser.

Tag med videre

• Milano Kommune har udviklet en model for digital bæredygtighed for egne digitaliseringsprocesser. Det forventes, at modellen er ved at finde vej til GitHub.
• Deres model kvantificerer hvor meget tid, penge og CO2-udledning, der er sparet ved at tilbyde digital service til borgerne.

Læs flere artikler som denne på OSOR

--------------

Photo by Matteo Raimondi on Unsplash