Photo: Dall-E 2

Jon Badstue Pedersen, afdelingsleder i it og digitalisering i Syddurs Kommune, har været med ved stiftelsen af OS2 som forening og har fået 10 idéer og produkter ind i OS2s portefølje. Der er overordnet, fortæller han, to måder at udvide OS2s portefølje med nye idéer eller projekter: Lav en version 1.0 som nye anvendere kan se og ”røre ved” eller kom med en idé, der crowfundes fra bunden.

 

Kan du tale mig kort igennem, hvordan man gør, når man har fundet en it-løsning til et bestemt behov. Hvem skal man kontakte? Hvordan skal man gøre det?

Jon: Jeg ser nogle forskellige veje ind. Den ene er nok den, som jeg efterhånden bruger mest: Det er der, hvor løsningen er lavet i forvejen i en version 1.0. Det vil sige, enten i Syddjurs eller i et tværkommunalt samarbejde. Vi har lavet noget selv, fordi det gav mening og værdi hos os og det viser sig, at der er så meget potentiale, at det kan komme ind i OS2-rammen. Det er typisk den nemmeste tilgang, fordi løsningen så allerede findes. Man kan altså med det samme se, hvilken værdi den skaber. Et eksempel er OS2sofd, som er rejst ind i OS2 efter at være kendt som SOFD, hvor S står for Syddjurs. Vi skabte den i Syddjurs for over 10 år siden og den er blevet modnet i bl.a. Skanderborg Kommune, 3K samarbejdet (Favrskov, Norddjurs og Syddjurs, red.) og DIGIT. Når en løsning er klar, så kan den flytte den ind i OS2 for at give den en god governanceramme og nogle sikre aftale- og driftsmæssige modeller.

Fordi jeg er leder i Syddjurs Kommunens afdeling for it og digitalisering, har jeg et vist råderum og indflydelse på de it-løsninger, som vi bruger i kommunen. Samtidigt har jeg et forholdsvist kendt navn i det kommunale digitaliseringsland og kan ofte sende en mail ud til alle landets it- og digitaliseringschefer – og regne med at den reelt bliver læst.

Som Rasmus (Frey, sekretariatschef i OS2, red.) sagde til mig på generalforsamlingen, så koster jo kræfter at dele, og det er han fuldstændig ret i. Du skal fortælle alle andre, hvorfor det her er en fed idé. – Jon Badstue Pedersen, Afdelingsleder i it og digitalisering i Syddjurs Kommune

Den anden måde er den ”håbefulde” vej, hvor du har fået en god idé. Det har jeg også været med til nogle gange. Det er f.eks. OS2autoproces, hvor man i bund og grund bare havde en idé, som vi så gik ud med og forsøgte at ”sælge” på rent idéplan. Der har vi lært, at det er fornuftigt at køre i to runder. Den ene runde handler om at få noget økonomi til at udvikle konceptet. Her er vi ikke begyndt at kode endnu. Det vil sige, at man f.eks. kan bede kommunerne om finansiering til at få lavet løsningsbeskrivelse, mockups og få defineret, hvad drifts- og udviklingsomkostningerne vil være ved løsningen.

 

Så det er første omgang crowdfunding her?

Jon: Ja, det er første omgang crowdfunding. Man prøver at få skabt et fuldstændig klart fundament for, hvad løsningen vil koste at udvikle, drifte og videreudvikle. Så ved folk præcis, hvad de går ind til, hvis de siger ja til runde to. I runde to ved vi, hvad løsningen koster at lave og drive med en koordinator, udvikling og drifts-setup. Ved runde to kan vi oplyse interesserede om, hvad de helt konkret skal give for at onboarde samt årligt for at være med. Så den anden runde er egentlig ikke en decideret crowdfunding. Den anden runde er, at folk skriver under på en OS2-tilslutningsaftale.

Det er en effektiv og transparent model. Men den kræver, at man har et godt CV i forhold til at levere løsninger ”on time and on budget”, samt evner at lave fundraising på en ”serviet-ide”. Altså skaffe de første penge ud fra en idé. Jeg tror, at det kan være grænseoverskridende for mange at sende en mail til alle i det kommunale digitaliseringslandskab.

 

Hvordan kommer I typisk i gang med at tage kontakt med andre med lignende behov? Du snakker om, at du sender en mail rundt til chefer.

Jon: Hvis jeg selv mener, at idéen er fantastisk og at der ikke er tvivl om, at det vil andre også synes, så kan man jo i bund og grund springe mange mellemregninger over og så sende en mail til landets 98 it- og digitaliseringschefer.

Det virker faktisk. Jeg skal dog typisk sende to mails, da der altid er flest reaktioner fra mail nummer to. Men det har faktisk mange gange været nok og givet gevinst, eks. i forhold til at crowdfunde på OS2kle og OS2autoproces.

Andre gange, så kan det også vokse ud af, at man i forvejen har en tværkommunal klub, der arbejder på det samme. Det kan være i 3K-klubben som ved OS2indberetning. Den er udviklet i 3K oprindeligt, og så blev det til en OS2-løsning. DIGIT er også et godt eksempel på et eksisterende tværkommunalt samarbejde, der har bidraget meget til bl.a. OS2rollekatalog og OS2sofd.

Tidligere inviterede vi til det, vi kaldte et kaffemøde. Altså det første møde, hvor man siger, at vi har den her gode idé på en serviet. Hvor mange vil mødes i Hornslet den her eftermiddag for at snakke om det? Det har vi gjort både med eks. OS2dagsorden og OS2kle samt mange af de OS2-løsninger, der har flere år på bagen.

Ellers er jeg superglad for LinkedIn. Jeg bruger løbende lidt tid på at holde min profil ved lige, så jeg har et stærkt ”brand”, som algoritmen som kan lide. Der er mange, der ser det, hvis jeg lægger noget på. Inden for vores felt er LinkedIn et effektivt medie, hvor mange it-chefer og projektledere er meget aktive.

 

Mit næste spørgsmål her hedder, hvordan vælger I typisk en leverandør?

Jon: I gamle dage, valgte vi typisk dem, vi mente ville være den bedste og mest omkostningseffektive udviklingspartner. I dag ser vi på hele pakken.

Vi vælger leverandør efter hvem, der både kan udvikle og drifte. Jeg kan i dag godt se, hvorfor leverandører sjældent ønsker at drifte løsninger, som andre har lavet. Der er altid en vis transaktionsomkostning i at flytte en løsning fra en leverandør til en anden. I nogle tilfælde er det næsten lige så dyrt som at udvikle den forfra.

Derudover er der tre ting: Naturligvis pris og kvalitet – men også forståelse for den kommunale opgaveløsning, organisering samt det digitale landskab i kommunerne. Den sidste del er vigtigt, fordi der er mange virksomheder, som ikke har erfaring med at arbejde med det offentlige.

Vi kan godt mærke, når man har fat i en leverandør, der ikke er vant til at arbejde med offentlige. Man bruger meget tid på, at de simpelthen skal forstå, hvordan en kommune løser en opgave og hvordan en kommune er organiseret omkring sådan en opgave.

Derudover er der tre ting: Naturligvis pris og kvalitet – men også forståelse for den kommunale opgaveløsning, organisering samt det digitale landskab i kommunerne. Den sidste del er vigtigt, fordi der er jo masser af virksomheder, som ikke har erfaring med at arbejder med offentlige. – Jon Badstue Pedersen, Afdelingsleder i it og digitalisering i Syddjurs Kommune

Derfor er det dejligt at se, at der er så mange partnere i OS2. Men jeg håber også, at flere af dem bliver reelt aktive, fordi den nævnte viden er nødvendig for at blive en god leverandør til det offentlige. Jeg er godt med på, at der bliver noget, der bider sig selv i halen her. Hvordan bliver man en god leverandør, der ved meget om det offentlige, hvis man ikke får opgaver?

Der må ligge en lille forpligtelse, både i de enkelte kommuner, men også i OS2 i at prøve at udvikle leverandørerne. Kunne der komme en slags leverandør-onboarding i, hvad de skal arbejde i kommuner? Og hvad er vigtigt for kommuner?

 

Hvordan tænker I, at der er forskel på en klassisk intern it-projektgruppe og så en OS2-koordinationsgruppe? Er det noget, I har gjort jer nogle tanker om?

Jon: Syddjurs driver mange tværkommunale ting, både fordi vi stiller en del OS2-koordinatorer til rådighed – tre styks for tiden – og også fordi vi har drevet  en del AI-signaturprojekter.

Vi ved godt i Syddjurs, at kommuner er meget forskellige. Og det kræver noget community management. Først og fremmest for at holde sådanne projekter samlet, koordinere og lede relationelt. Hvis du er koordinator, så ringer du en gang imellem rundt og hører, hvordan det går og hvorvidt du kan hjælpe kommunerne på vej. Koordinaterne er både salgsapparat og first line support. Man kan ikke komme med en one size fits all.

Professionelle koordinatorer er alfa og omega for, at der overhovedet findes et produkt. Der er heldigvis ikke nogen, der brokker sig over, at der bliver sat økonomi af til koordinatorerne.  Det er noget, der skal være en del af det økonomiske fundament helt fra starten af, når man begynder at tegne et produkt op.

OS2 var oprindeligt et offentligt hjemmesidefællesskab; en Drupal-klub. Det hele startede med en række kommuner, der skulle have en hjemmeside på det samme tidspunkt - og besluttede sig for at arbejde sammen om den tekniske CMS-løsning Drupal med inspiration fra T!NG-fællesskabet fra biblioteksverdenen. I starten var OS2 et mindre ”hobbyprojekt”, som Jon arbejdede på om aftenen og i weekenden.

Det viste sig snart, fortæller Jon, at der er nogle ting, der er lettere at dele end andre. Det var svært at være fælles om lokale, on-premise kodebaser, selvom man arbejder med samme teknologi. Den læring tog Jon og de andre pionerer i OS2 med videre. Det har dannet grundlag for at skabe et mere professionelt setup i OS2 med fokus på koordinering, samdrift, samme kodebase, kvalitet og fælles spilleregler. Her er open source et vigtigt middel til at nå de mål.