Blogindlæg af Lasse Ziska, Specialkonsulent, Smart Syddjurs i Syddjurs Kommune

Data fortæller meget om adfærd og i projektet "Smarte m2" har Syddjurs fået et kommunikationsværktøj og et optimeringsværktøj baseret på horisontale data.

I Syddjurs Kommune er der en vedtaget politisk strategi om at blive et Smart Community inden 2030. I arbejdet med Smart strategien er der udviklet et horisontalt data begreb, som et slags mindset, der bruges til at drive udviklingen af Smart projekter på tværs af kommunens afdelinger.

Ganske kort handler begrebet horisontale data om at opsamlet data et sted, hvor der kan etableres fælles interesser og samarbejdsflader et andet sted, hvilket kan illustreres i nedenstående figur:

(Natur, Teknik & Miljø/NTM – Børn & Læring/B&L - Sundhed & Omsorg/S&O - Borger & Kultur/B&K- IT & Digitalisering/IT&D)

I nedenstående vil jeg med udgangspunkt i en case prøve at komme ind på, hvordan horisontale data som begreb kan igangsætte samarbejder på tværs i en kommune og hvorfor det er Smart.

Smarte m2 – horisontale data hjælper til bedre udnyttelse af bygninger og lokaler

Smarte m² projektet i Syddjurs Kommune er gået fra at være et IOT digitaliseringsdata eksperimentarium til et høj prioriteret strategisk vigtigt redskab i den fremtidige styring af kommunens samlede bygningsmasse. Men den er også blevet en stærk driver i kommunens arbejde med data, og et rigtigt godt eksempel på hvordan et projekt kan/skal løse flere problemer på en gang, hvis man er nysgerrige på hinanden.  Derfor beder vi de leverandører, som ofte kontakter os med at finde nye horisontale data, som deres produkter kunne give. Hvis de gør det, lytter vi ekstra meget.

Som gennemsnitlig landkommune besidder Syddjurs Kommune meget ejendomsmasse pr. indbygger. Det er en bygningsmasse sammenbragt fra kommunalreformen og fælles for de fleste bygninger er det, at ca. 80 % af bygningerne bygget før 1990. De fleste bygninger står til at skulle blive renoveret indenfor en kort årrække. Bygningerne er ikke bæredygtige og har mange m² gulv målt ud fra antal medarbejdere i bygningerne fra kl. 8 -16. Derfor er der fra politisk side et stort ønske om at reducere den samlede bygningsmasse. 

Det er en bygningsmasse sammenbragt fra kommunalreformen og fælles for de fleste bygninger er det, at ca. 80 % af bygningerne bygget før 1990. ... Bygningerne er ikke bæredygtige og har mange m² gulv målt ud fra antal medarbejdere i bygningerne fra kl. 8 -16. Derfor er der fra politisk side et stort ønske om at reducere den samlede bygningsmasse. 

Udfordringen er bare, at det anvendte forbrug af lokaler eller bygninger efter kl. 16 på fritids- og foreningsområdet ikke er tidsstyret efter energiforbruget i bygningerne. Det vil sige, at store bygninger som fx skoler står med varme på om aftenen pga. få aktiviteter og derved holdes der gang i mange bygninger fremfor at samle aktiviteterne ét sted for derefter at lave konsekvent natsænkning på den resterende bygningsmasse. Den kulturbårne booking aktivitet*, betyder, at vi heller ikke kender anvendelsesgraden af vores bygninger, og når man ikke kender anvendelsesgraden, er det svært at nedbringe bygningsmassen ud fra et politisk ønske.

CO2 som eksempel på horisontale data

Siden 2018 har vi opsat IOT sensorer op i alle bookbare mødelokaler i de to administrationsbygninger i Ebeltoft og Hornslet. Det er gjort for at afdække anvendelsesgraden af møderummene ud fra en fælles opfattelse af, at det er svært at finde et ledigt lokale (resultat fra vores årlige trivselsundersøgelse). Sensorerne måler CO2, temperatur, luftfugtighed, bevægelse og lys. Ret hurtigt fandt vi ud af, sammenlagt med data fra vores bookingsystem (Concierge / Outlook), at anvendelsesgraden af møderummene var noget anderledes end hidtil antaget. Her var anvendelsesgraden ca. 60%, men da de fleste medarbejderes møder blev afholdt tirsdag, onsdag og torsdag fra kl. 9-14 opstod der en mangel på lokaler. Ligeledes kunne sensor-data vise, at mange af mødelokalerne blev booket en hel time, men kun blev anvendt i ca. 25-45 min. uden at ”afslutte” mødet på et dashboard udenfor døren af lokalet, så det kunne blive tilgængeligt for andre. 

CO2 data er på baggrund af ovenstående, blevet vores centrale omdrejningspunkt i Smarte m2 projektet, hvilket der er flere årsager til. Det er CO2 data, som skaber en fælles datainteresse og kan derfor anvendes på tværs af kommunen. CO2 data får vores forskellige afdelinger til at arbejde imellem afdelinger og områder gennem en oprigtig nysgerrighed på hinanden. CO2 data er interessant, fordi den fortæller noget om mennesker og adfærd. Udover at kunne fortælle, hvor mange mennesker der har været i et rum, indgår vores CO2 data også i styringen af ventilationen i de forskellige administrationsfløje i Ebeltoft. CO2 data er også interessant for Børn og Læringsområdet, da der er en klar evidens for, at indlæringen falder, når CO2 niveauet stiger. Data kan derfor bruges til konkret handling ved enten at skifte til andre lokaler eller åbne vinduer/øge ventilationen. Derfor er vi begyndt at sætte dem op i flere skolelokaler og arbejde hen mod denne anvendelse.

CO2 data får vores forskellige afdelinger til at arbejde imellem afdelinger og områder gennem en oprigtig nysgerrighed på hinanden. CO2 data er interessant, fordi den fortæller noget om mennesker og adfærd

- Lasse Ziska

Når CO2 data kan fortælle noget om adfærd, er det også en vigtig datakilde til at vide, om et rum skal gøres rent, og når denne CO2 værdi kan gøres op efter 3-6 måneder ud fra et normalt forbrug, kan dette datagrundlag, hvis det er repræsentativt, bruges i udliciteringen af rengøringen i bygninger. Derfor er vi nu begyndt at anvende data i et forsøg på at skabe aktivitetsbaseret rengøring. Det er ikke blevet gjort før. Vi har endnu ikke analyseret datagrundlaget, men forventer at se nogle interessante perspektiver dukke op. Men CO2 data er blevet en driver for, hvordan fælles snitflader i en kommune kan etableres gennem en nysgerrighed på hinanden.

Næste skridt er at fokusere på anvendelsen af kommunens bygninger efter kl. 16. På grund af et stigende pres på haltider, uigennemskuelige tilskudsordninger og en voksende afdækning af fritidsbehov, vakte Smarte m2 stor interesse for Borger- og Kulturforvaltningen. Her havde man et ønske om at gøre det mere gennemskueligt på fritids- og foreningsområdet gennem booking af lokaler i Conventus for at forbedre servicetilbuddene til borgerne samtidig med at afdelingen for Ejendomme gerne ville optimere energiforbruget.

Refleksion

I begyndelse var det kun hippierne** fra Digitalisering, der interesserede sig for projektet. Men da projektet i stilhed voksede og blev formidlet i den rigtige kontekst, kunne andre afdelinger nu pludselig se store udviklingsperspektiver.  For Smart Syddjurs blev projektet et super godt internt kommunikationsværktøj, om hvad Smart gik ud på, og hvad data egentlig strategisk kunne anvendes til. Strategi omsat til praksis, ud fra data på tværs i afdelingerne, blev til nu til et horisontalt databegreb.

Ovenstående tilgang er blevet en model, fordi horisontale data skaber værdi for et tværfagligt samarbejde. Derfor handler Smart ikke så meget om nye teknologier, fibernet, data standarder mm. Men mere om hvor mennesker mødes, hvor de bevæger sig, hvordan de bevæger sig, og ikke mindst hvor de skaber fælleskaber. Det er Smart. 

For Smart Syddjurs blev projektet et super godt internt kommunikationsværktøj, om hvad Smart gik ud på, og hvad data egentlig strategisk kunne anvendes til. Strategi omsat til praksis, ud fra data på tværs i afdelingerne, blev til nu til et horisontalt databegreb.

- Lasse Ziska

* = En stor del af de lokale bookinger der findes efter kl. 16, er ikke sket ud fra et rationelt princip, men i stedet ud fra et bekvemmelighedsprincip i mødet med borgeren for at give den bedste service. ”Vi bruger dette lokale, fordi det har vi altid gjort”. Hvilket betyder, at man derfor også booker det til næste år.

** = Dette er naturligvis skrevet med et glimt i øjet. Jeg selv er en af dem. som arbejder med data, og samtidig render rundt i shorts og sandaler i krydsfeltet af at skulle oversætte menneskelige behov gennem teknologier.

------

Foto: Privat + Franki Chamaki on Unsplash