Hvordan takler man de uundgåelige udfordringer ved samarbejde på tværs? Og hvordan finder man fælles fodslag på et it-værktøj, der skal tilfredsstille mange?

Samarbejde på tværs giver nogle specifikke udfordringer, når flere forskellige behov skal opfyldes på én gang. Så hvordan finder man de vigtigste features, der kan samle på tværs?

Uanset om det er projekter på tværs af kommuner, regioner, organisationer, medarbejdere eller ledelsesniveauer, så er det næsten umuligt at opfylde alles behov. Derfor bliver man også nødt til at gå lidt strategisk til værks, for ikke at ende med et uoverskueligt projekt.

Svaret er kort og godt, at det gøres med fokus på inddragelsen af de medarbejdere, der skal bruge it-værktøjet fremadrettet. Men det er selvfølgelig mere komplekst end som så.
Vi giver her en ultrakort guide til, hvordan man skaber inddragelse til de projektledere, der arbejder med udvikling og implementering af nye it-projekter:

1. Inddrag relevante medarbejdere fra start.

Det vil sige de medarbejdere, der bruger systemet til dagligt. Men inddrag også ledere, der er beslutningstagere om rammer og ressourcer og hold evt. snor i andre personer, der kan påvirke de mange inputs.

2. Få alle medarbejdernes input på bordet

Vi arbejder med mennesker og vi udvikler til mennesker, så hvad er medarbejdernes behov i praksis? Hvad er potentialet i fremtiden? Hvilke udfordringer kan skabe menneskelige friktioner?Hvad er de lokale behov og hvad er de fælles behov?

3. Sorter i ideer og inputs

Skab fælles fodslag ved at udvælge de mest nødvendige ideer og lav et kartotek med:

a. De elementer, der kunne være næste skridt.

b. Alt det der ikke er need to have, men nice to have.

c. De inputs, der vedrører arbejdsgange.

4. Kvalificer ideerne

Brug Design Thinking-principper til at lave prototype, inddrage og teste jer frem til de endelige kravsspecifikationer. Her handler det igen om inddragelse af medarbejderne, men også om en bredere inddragelse af eksperter for a svar på: Hvad kan lade sig gøre juridisk, etisk og teknisk? Først herefter giver det mening at gå i gang med atbygge selve it-værktøjet.

I Pink Pastinak har vi arbejdet med flere projekter, der skal løse udfordringer på tværs af kommuner og på tværs af ansvarsområder. Gennemsigtighed, inddragelse og fælles prioritering er altid nøglen frem. Risikoen for at ville for meget og for hurtigt er stor, hvis der ikke tages tid til at lave det indledende og inddragende arbejde.

Vi håber, at dette indlæg giver jer inspiration til at gå i gang med jeres udviklingsprocesser på en inddragende og kvalificerende måde.