Blogindlæg af Charlotte Glavind Bülow, Digitaliseringskonsulent/Projektleder på OS2rollekatalog, Favrskov Kommune

Når systemer skal udvikles i OS2-regi, så vil visionen ofte være udtænkt af en styregruppe og håndteret af en koordinationsgruppe. I det daglige samarbejde skal vi dog ofte stadig finde balancen mellem på den ene side at være et fællesskab, men samtidig også repræsentanter fra hver vores kommune på den anden side. Det er derfor vigtigt, at koordinationsgruppen oplever et 360 graders ansvar for, at produktet bliver udviklet, så det matcher den vedtagne vision. Ellers ender vi nemt med, at den fælles udvikling blot bliver knopskydninger på et fælles produkt, betalt af en fælles pengekasse.

Ønsker skal prioriteres

Når der skal ske ny udvikling på et system, så sker det gerne med udgangspunkt i en backlog. En backlog er i al sin simpelhed bare en liste med ønsker. De er alle et udtryk for at nogen med interesse i produktet, engang har følt så stærkt for en idé, at den er nået hele vejen fra hovedet til at blive beskrevet i backloggen. Det vigtige er ikke mængden af ønsker, men hvad der sker med dem, når først de er nået til backloggen.

Hvis backloggen fungerer som en ønskebrønd, så kan man skrive sine ønsker ned og kaste dem i brønden. Herefter kan man så håbe på, at når der skal laves nyudvikling næste gang, så er det ens ønske, der bliver trukket op ad brønden. Som det er med mere eller mindre tilfældige processer, så har det bare den ulempe, at man ikke ved, hvornår man kan regne med, at ens ønske bliver til virkelighed. Man kan heller ikke vide, hvordan det færdige produkt ender med at se ud, fordi det er tilfældigt, hvilke ønsker der er blevet trukket undervejs.

Hvis backloggen derimod er en ønskeliste, så vil der på hvert koordinationsgruppemøde blive taget stilling til de enkelte ønsker. Hvis enkelte ønsker skal uddybes eller diskuteres, vil det blive gjort på backloggen, så den er transparent for alle, der kigger derind for at læse med. Nogle ønsker vil blive prioriteret op, nogle ned og atter nogle ønsker vil slet ikke skulle laves. Det er selvfølgelig træls, hvis det er ens eget ønske, der ikke skal laves, for alle ønskerne på listen udspringer jo af et behov. Men så har man i det mindste fået klar besked og kan tage stilling til, hvad man så gør.

Backloggens prioriteringer bør referere til den overordnede vision

En backlog kan være mange ting og anvendeligheden kan variere kraftigt. Nogle backlogs indeholder 1000 ønsker, andre 10. Men uanset størrelsen på en backlog og om hvorvidt den er en ønskeliste eller en ønskebrønd så er der stadig én ting til, der mangler, for at slutproduktet bliver rigtig godt - en vision.

Alle backlogs har brug for at referere til en vision. Det er helt nødvendigt for at opnå de fordele, som produktet er sat i verden for at indbringe. Der er altid noget mere, som det kunne være smart, at et produkt kan og der er altid nogen, der kan se en fordel i at udvide funktionaliteten i en ny retning. Det svære er begrænsningens kunst. Hvortil går produktet? Hvad er kernefunktionaliteten og hvad er ligger udenfor scope?

Alle backlogs har brug for at referere til en vision. Det er helt nødvendigt for at opnå de fordele, som produktet er sat i verden for at indbringe.

Det kræver, at koordinationsgruppen tager ejerskab og dette kan kun opnås ved at få artikuleret, visualiseret og kvalificeret en fælles vision. Ellers bliver det let til en ønskebrønd, hvor alle ønsker noget og det mere er økonomien og tilfældighederne der er er styrende for, hvad der bliver bygget.

Hvis alle interessenter engang i mellem træder et skridt tilbage og ser produktet udefra, så får vi den bedst mulige backlog og dermed også det bedst mulige slutprodukt.