Blogindlæg af Thomas Vinther Andersen, Faglig Koordinator - Digitalisering, Favrskov Kommune

Hvad er det man betaler for, når man køber it-løsninger? Og hvornår giver det (økonomisk) mening at implementere i bund? Thomas Vinther Andersen lægger heri op til debat om åbne platforme og netop det at implementere i bund.

Prisen på open source er i udgangspunktet nul. Og hvis man skal have lavet ændringer fx tilføjet ny funktionalitet, så finder man en leverandør, og betaler for den tid det tager at lave ændringen. Hvis man så ikke er tilfreds med leverancen, så vælger man bare en anden leverandør næste gang. Så langt så godt. Det er imidlertid ikke alle it-løsninger, der er open source. Closed source løsninger købes typisk ved at betale en licens for retten til at bruge løsningen. Prisen for en licens er normalt sat ud fra hvilken værdi det giver at anvende løsningen. Det kan være antal brugere, eller antal borgere i kommunen. Dvs. der er ingen kobling til hvor lang tid det har taget at udvikle systemet.

Proportionale implementeringsomkostning

Ud over omkostningerne til leverandøren, så har man som kunde, uanset om det er åben eller lukket kode, en række implementeringsomkostninger. En del af disse er faste og generelle, uanset antal brugere eller borgere, en anden del er nogenlunde proportional med anvendelsen i organisationen (brugere/borgere).

Eftersom vi tilstræber ordentlighed i forvaltningen, så er de indledende, faste implementeringsomkostninger ofte relativt omfattende. Bl.a. derfor vil vi også gerne have mest mulig gevinst af investeringen. Vi vil gerne implementere i bund. Med open source er det intet problem - systemet er jo betalt. Med closed source, påløber der ekstra licensomkostninger…

Vi vil gerne implementere i bund. Med open source er det intet problem - systemet er jo betalt. Med closed source, påløber der ekstra licensomkostninger…

Faldende tendens i ROI

I udgangspunktet vælger man jo ved en begrænset udrulning, de bedste/vigtigste steder/brugere først. Dvs. ROI ved en totalimplementering til alle lokationer/brugere, vil udvise en faldende tendens. Dvs. vi vil stå med en it-løsning som vi ikke har råd til at anvende i hele organisationen.

Endvidere er en licensbetaling en ydelse der ikke modsvares af at leverandøren skal levere noget ekstra arbejde, højst en lille smule ekstra datalager. En forretningsmodel for leverandører der baserer sig på omkostningsfri indtægter, er ikke bæredygtig i længden.  Medmindre vi ikke udfordrer den.

Ressourcehåndering og smiley ordningen

Lad mig give et par eksempler. I Favrskov har vi lige implementeret et ressourcehåndteringssystem til integration i Outlook. Det er closed source. Her kan vi på licenserede ressourcer (mødelokaler) på en let måde håndtere mødeforplejning, både bestilling, levering og afregning. Vi har købt licenser til 40 mødelokaler, hvilket dækker de vigtigste mødelokaler i kommunen. Kunne det give mening at implementere i bund? At udrulle til mange flere steder, såsom over 100 decentrale, mindre bookede mødelokaler på alle vores institutioner? Ja i høj grad, systemet kører jo alligevel. Men licensomkostningen pr. mødelokale gør at det vil blive alt for dyrt. Dvs. vi har et system, som vi er glade for, med god funktionalitet, som vi af licensmæssige årsager vælger ikke at rulle ud i hele organisationen. Tænk hvis det i stedet havde været open source.

Igen har vi et system, som vi ikke har råd til at bruge i hele kommunen. Tænk hvis vi i stedet havde en åben platform!

Et andet eksempel: Aht. smileyordningen (og borgernes ve og vel) skal man som madleverandør dokumentere at temperaturen i køleskabe holder sig under 5 grader. Det er mange steder en manuel opgave, hvor man dagligt skriver temperaturen ind i et ringbind. Det kan naturligvis digitaliseres, så temperaturdata løbende flyder ind i en database. Tidsbesparende og fejlminimerende. Lige til højrebenet! Og vi har da også en god løsning på nogle lokalcentre netop til dette. Det er closed source, og der er en licensomkostning pr. køleskab og pr. adresse. For et plejecenter med 20 køleskabe, så hænger økonomien nogenlunde sammen. Men hvis en skolebod med kun 2 køleskabe også skal have en sitelicens, så bliver det alt for dyrt. Igen har vi et system, som vi ikke har råd til at bruge i hele kommunen. Tænk hvis vi i stedet havde en åben platform!

Lad os tale snakken

En åben platform vil i øvrigt gøre det meget nemmere at få adgang til vores egne data, bruge forskellige hardwareleverandører til termometrene og i øvrigt udvikle systemet efter behov. Men det kan vi snakke videre om en anden gang!

-------

Photo by Jakob Owens on Unsplash & Portrætbillede: Privat