Samarbejde, deling og digital udvikling i det offentlige.

OS2klassifikation

Baggrund
OS2klassifikation formidler produkterne fra et projekt, der undersøger fælleskommunale klassifikationer og taxonomier og mulighederne for at starte et samarbejde i den forbindelse. Arbejdet sker i en projektgruppe - læs mere om projektet her.

Du kan bidrage til projektet ved at pege på en klassifikation, der er interessant for flere kommuner. Den indtastes i denne formular og kan efterfølgende ses i dette indeks

Klassifikation er grundlaget for effektiv digitalisering
Efterhånden som elektroniske data spiller en større og større rolle i den kommunale hverdag, bliver en effektiv og sikker håndtering af data en stadig mere kritisk parameter. Vi skal have styr på vores data, både når de ligger i et system, og når de bevæger sig rundt mellem systemer.

Metadata styrer automatisering
I dag bruger de fleste systemer i vid udstrækning at have forskellige metadata knyttet til data, f.eks. sagsnummer, KLE-nr. og sagsbehandler på sager samt oprettelsestidspunkt og forfatter på dokumenter.

Store dele af den automatisering, der rulles ud i kommunerne, baserer sig på metadata. Her er det essentielt at alle er enige om hvordan indholdet i metadata skrives, f.eks. om datoen skrives 31-12-17 eller 17-12-31, og f.eks. om en afdeling hedder “Løn”, “Løn og Personale” eller “Lønkontoret”.

Vi skal undgå at anvende fritekst i de situationer, hvor vi kan anvende strukturerede data. Det er netop strukturerede data, der danner det fælles sprog, som gør at forskellige systemer kan snakke sammen. Det gør det også nemmere for os mennesker at kommunikere, når vi er enige om hvad tingene hedder.

Klassifikationer giver struktur
Strukturerede data kommer enten fra regler, f.eks. at en dato er på formen Dag-Måned-År, eller fra kontrollerede lister. De kontrollerede lister kalder vi for klassifikationer.

I kommunal sammenhæng har klassifikationen KLE været brugt i mange år. KLE styres af KL, og indeholder en række emner, som dækker de kommunale opgaver. Det betyder at når vi opmærker data med KLE, giver vi struktur til data, og det er præcis den struktur, vi skal bruge, når vi automatiserer processer.

Nye og flere fælleskommunale klassifikationer
I langt de fleste systemer findes der allerede mange lister i form af drop-downs, eller det man kan kalde udfaldsrum. Disse lister er mere eller mindre vedligeholdte, de ejes måske af en leverandør, eller de er resultatet af et internt projekt, som stoppede for år tilbage.

Det er præcis disse lister, vi gerne vil løfte op til at blive fælles klassifikationer, som bliver videreudviklet og vedligeholdt. Ved at sikre en long-time vedligeholdelse af klassifikationerne, fremmer vi tilliden til metadata. Dermed fremmer vi også lysten til at investere i systemer, som baserer sig på disse metadata.

Governance og samarbejde fremmer den kommunale it-arkitekturstyring
Når kommunerne indkøber fagsystemer, skal vi ikke overlade til leverandøren, hvordan sagers livscyklus skal være, eller hvordan vi dokumenterer vores arbejde (f.eks. på ældreområdet). Denne fastlæggelse af faglige standarder bør forvaltes af kommunerne selv, med anvendelse af klassifikationer som et centralt værktøj.

Resultatet er, at anvendelsen af fælles klassifikationer gør det nemmere at skifte system og leverandør, og muliggør den kommunale involvering og opbygning af kompetencer. Involvering vil gøre os mere ligeværdige i samarbejdet med it-leverandørerne. Det ligger i tråd med tankerne bag Monopolbruddet, Den fælleskommunale rammearkitektur, som udmøntes bl.a. i form af it-arkitekturstyring i kommunerne.

Den fælleskommunale governance indebærer kortlægning af eksisterende og centrale klassifikationer. Dette overblik kan også føre til en opmærksomhed på områder, hvor der måske mangler klassifikationer. Herudover skal adgang og videreudvikling sikres gennem opbygning af redaktionelle miljøer og adgang til autoritative klassifikationer i form af data, i samarbejde med KL, KOMBIT og OS2.

Kommunernes arbejde med klassifikationer skal bygge på internationale standarder og et samarbejde med Staten og Regionerne.

 

Tilknyttede OS2-partnere

Ballerup Kommune
Syddjurs Kommune

Leverandører

Halibut
Taxon

Gruppedeltagere

Aage Svanholms billede
Aage Svanholm
Københavns Kommune
Leif Lodahls billede
Leif Lodahl
Ballerup Kommune
Erling Haunstrup Poulsens billede
Erling Haunstru...
Syddjurs Kommune
Henrik Bojsens billede
Henrik Bojsen
Syddjurs Kommune
Brian Jacobsens billede
Brian Jacobsen
Taxon ApS