Hvad forventes af styregruppen? Rolle, ansvar og mandat

Det er frivilligt at deltage i en styregruppe, men det er en stor mulighed for at få direkte indflydelse på dit OS2-projekt/-produkt (fremover benævnt produkt). Styregruppen fastsætter de strategiske og økonomiske rammer for et OS2-produkt. Mødefrekvensen i en styregruppe vil variere afhængigt af produktet. Hvis produktet har normal drift og en koordinationsgruppe/koordinator, vil der typisk være et møde hver anden eller tredje måned af en times varighed. Hvis der er større aktivitet og udvikling, vil mødefrekvensen være højere.

Rolle

Styregruppen består af frivillige repræsentanter fra de deltagende offentlige myndigheder. Det er en fordel, at de deltagende i en styregruppe besidder en lokal beslutningskraft som f.eks. leder eller chef. Som minimum skal et styregruppemedlem have et lokalt mandat, som kan tages med ind i beslutningsrummet i styregruppen. Hvis produktet frikøber en produktkoordinator (via tilslutningsaftalen), vil denne være ansvarlig for at betjene styregruppen. Hvis ikke forventes det, at styregruppen selv tager initiativ til møder og emner, som skal drøftes.

Styregruppen er den højest besluttende myndighed. Gruppens mandat er at træffe centrale beslutninger og bidrage med idéer på centrale tidspunkter i projektets liv. Styregruppen har det overordnede ledelsesansvar for produktet og dets fremdrift og vil som oftest samarbejde tæt med koordinationsgruppen. Hvis en sådan ikke findes, forventes det, at styregruppen også agerer som koordinationsgruppe.

Ansvar

Det er styregruppens ansvar at sikre gode betingelser for et stabilt produkt og en løbende vedligeholdelse og videreudvikling. Herunder:

• At sikre værdi og sammenhæng med anvendernes strategi.
• At træffe beslutninger om rammer (tid/kvalitet/ressourcer) og løbende justeringer heraf.
• At godkende budget og sikre økonomien.
• At være ambassadører i og uden for organisationen ved at tage ejerskab til produktet, varetage den strategiske kommunikation, sikre opbakning til og arbejde aktivt for produktet, særligt i de kredse, som koordinationsgruppen/koordinatoren ikke har adgang til.
• At sikre den nødvendige ledelsesopbakning.
• At kvalificere og godkende beskrivelsen af projektet.
• At bidrage med viden, der kan kvalificere leverancer og kobling til drift.
• Sikre, at væsentlige interessenter bliver hørt og/eller bidrager.
• Stille krav til kvalitet.

Mandat

Styregruppen har mandat til at agere på vegne af OS2-produktet og foretage de nødvendige prioriteringer og beslutninger for at sikre, at produktet kommer så mange som muligt til gode, og at det undgår at knopskyde eller afvige fra forretningsbehovet.

Styregruppen kan søge sparring ved OS2s sekretariat. Sekretariatet kan deltage som observatør, men gør det som udgangspunkt ikke aktivt.

Koordinator (tovholder)

En koordinator vælges typisk fra koordinationsgruppen (medmindre det er en betalt koordinator, som frikøbes til opgaven). Koordinator er primær kontaktperson for produktet, og hans/hendes e-mail vil fremgå på produktets præsentationsside på os2.eu. Koordinator har samme opgaver som koordinationsgruppen og skal samtidig være tilgængelig for spørgsmål fra andre interesserede samt videregive roadmaps og nyheder til OS2-sekretariatet. Bemærk, at koordnator også kan være en leverandør, som købes til opgaven.

Det aftales med sekretariatet, hvordan fakturering og økonomistyring skal foregå. Sekretariatet beder om, at alle aftaler dokumenteres i forhold til, hvilke opgaver der bestilles af hvem, og hvem der godkender leverancer. Kontakt sekretariatet på os2@os2.eu med alle de spørgsmål, du må have.