Samarbejde, deling og digital udvikling i det offentlige.

OS2agora

Høringsportal som automatiserer de manuelle arbejdsprocesser i høringsprocessen og højner datasikkerheden.

 

Agora var et centralt offentligt rum i antikkens græske byer, og blev brugt til alt fra mødested samt råds- og retshandlinger til handel, teater og sport. Den bogstavlige betydning af ordet er ”samlingssted” eller ”samling”. Funktionen af Agora som politisk scene førte også til verbet ἀγορεύω – ”Jeg taler offentligt”.  

 

Høringer er et vigtigt element i forvaltningsprocessen og et krav ved flere typer sagsbehandling, bl.a. kommunalplan og lokalplaner. Med portalen OS2agora bliver de manuelle processer i al høringsarbejde automatiseret for at undgå fejl og lette arbejdsbyrden. OS2agora er bygget som en løst koblet komponent til kommunens hjemmeside og teknisk implementering er enkel.

Ideen med OS2agora er at man kan styre sine høringer, fra start til slut, direkte i portalen. Sagsbehandlerne undgår derved de mange manuelle flytninger af data imellem forskellige systemer, mails og fildrev.

Manuelle processer har indbygget en risiko for fejl, hvilke i sværeste tilfælde kan betyde brud på GDPR. Dette blev for nyligt understreget i en afgørelse fra datatilsynet, hvor der lægges vægt på at kommuner aktivt skal sikre sig:

  • At oplysningspligten forud for afgivelse af høringssvar er opfyldt.
     
  • At høringssvar er gennemlæst og sikret imod videregivelse af bl.a. fortrolige og følsomme oplysninger.
     
  • At have fastsat retningslinjer for hvordan og hvornår høringssvar offentliggøres. Datatilsynet understreger behovet for en robust proces for denne foranstaltning, så medarbejdere følger de vedtagne retningslinjer.

OS2agora kan give din kommune værktøjerne til at understøtte anbefalingerne fra datatilsynet.

I høringsportalen vil borgeren blive gjort opmærksom på, at høringssvaret ikke må indeholde personoplysninger af fortrolig og følsom karakter. Ligeledes vil borgeren blive gjort opmærksom på at kommunen forbeholder sig ret til at fjerne data af personfølsom karakter fra det offentliggjorte høringssvar. Den specifikke tekst kan tilpasses af den enkelte kommune.

I OS2agora er der en scanning af høringssvar og bilag, der kan markere persondata som CPR numre, navne og mailadresser og kan også – med en sortliste - flage information om helbredstilstande eller andre data, som udstiller borgerne. Løsningen vil være ”intelligent”, så der ikke flages tilfældige 10 cifrede tal, men at der foretages et tjek mod CPR registret. Sagsbehandleren kan ikke publicere svaret før alle flagninger er behandlet. Alt dette vil være med til at understøtte kommunens processer for offentliggørelse af høringssvar.

Portalen giver også administrator mulighed for at tilføje interessenter til en høring, så de bliver informeret efter behov. Den enkelte borger kan også tilpasse sin egen præferencer for informationen fra kommunen. Alt dette minimerer risikoen for manuelle fejl.

Ballerup Kommune estimerer, at de kan spare ca. 10 timer på en gennemsnitlig høring. Dette er tid der frigør sagsbehandleren til andre opgaver i kommunen. Den præcise besparelse afhænger af antallet af høringssvar.

 

Portalen er opkaldt efter de åbne pladser i antikkens Grækenland, hvor folk mødtes til bl.a. råds- og retshandlinger.

Tilknyttede OS2-partnere

Ballerup Kommune

Leverandører

Novataris A/S

Gruppedeltagere

Michel Fruergaard Masanas billede
Michel Fruergaa...
Ballerup Kommune
Charlotte Heikendorfs billede
Charlotte Heikendorf
OS2 - Offentligt Dig...