Kommissorium / arbejdsgrundlag til styregrupper
For at komme godt i gang med en styregruppe anbefaler vi at man i produktsamarbejdet først og fremmest sikre sig at produktets businesscase var på plads. Det er et af hjørneflagene som afgrænser den bane styregruppen spiller indenfor. I projekter er det projektbeskrivelsen (businesscasen) som sætter disse flag. Når den del af arbejdsgrundlaget er på plads, kan der designes en styregruppe med afsæt i kompetence profiler. Fagligheder + strategisk forankring i de relevante organisationer som skal involveres i styregruppen. Når businesscase og styregruppeprofilerne er på plads, mødes man til styregruppe kick-off hvor der enten indgås en styregruppeaftale. Ved samme lejlighed kan der tages et kig på styregruppens oversættelse af businesscasen til strategiske styrringsparametre (visionen).
Kommissorium
Dette er en skabelon til et kommissorium for styregrupper i et OS2-projekt og -produkt. Det er baseret på OS2s governance model og Code of Conduct og det lister de vigtigste forventninger til jer som styregruppe.
Før styregruppen påbegynder at udfylde skabelonen er det godt at forholde sig til:
- Hvad er styregruppens opgave i relation til produktet.
- Hvad har styregruppen brug for af arbejdsgrundlag, for at lykkes med sin opgave?
Styregruppen skal sammen udfylde kommissoriet. Nedenfor er et overblik over, hvad det indeholder:
Da styregruppen har det overordnede ledelsesansvar for projektet og dets fremdrift, har styregruppen følgende forpligtelser:
- Sørge for enighed og fælles retning,
- Skabe gode rammer for projektet,
- Sikre at koordinationsgruppen (projektledelsen) har de rette arbejdsbetingelser,
- Sikre at væsentlige interessenter bliver hørt og/eller bidrager,
- Stille krav til kvalitet,
- Sikre ressourcer,
- Godkende budget og sikre økonomi til gennemførsel.
Styregruppen kan søge sparring ved OS2s sekretariat, men ansatte i sekretariatet deltager som udgangspunkt ikke aktivt i gruppen.
Styregruppen er ansvarlig for:
- At sikre projektets gennemførelse, værdi og sammenhæng til organisationens strategi.
- At træffe beslutninger om projektets rammer (tid/kvalitet/ressourcer) og eventuelle løbende justeringer heraf.
- At være projektets ambassadører i og uden for organisationen ved at tage ejerskab til projektet, varetage den strategiske kommunikation, sikre opbakning til projektet og arbejde aktivt for projektet, særligt i de kredse, som koordinationsgruppen/projektlederen ikke har adgang til.
- At sikre den nødvendige kobling til driften, bl.a. ved at relevante ledere/medarbejdere/brugere involveres.
- At kvalificere og godkende beskrivelsen af projektet.
- At bidrage med viden, der kan kvalificere projektets leverancer og kobling til drift.
Alt dette er vigtigt for at sikre:
- Effektivt projekt – med høj kvalitet og styring på økonomi, mål, tid og ressourcer
- Beslutningsdygtighed og klare roller
- Faglige kompetencer er til stede
- Interessenter inddrages om det rigtige og på de rigtige tidspunkter
- Organiseret ud fra mål om gevinst-realisering
Undgå følgende:
- Ineffektivt projekt med uklare mål og rammer, dårlig eller ad hoc-præget styring
- Uklart, hvem der kan beslutte hvad
- Mangler faglige kompetencer på fx ud-bud, digitalisering, forandring, kon-trakter, mål
- Interessenterne, der har betydning for realisering af gevinster, inddrages ikke
- Organiseret ud fra leverance