Gældende praksis for tilsagns- / tilslutningsaftale til et OS2-produkt

For OS2-produkter anbefaler vi at man udarbejder en forpligtende tilslutningsaftale for samarbejdet. Den vigtigst årsag er at et stabilt økonomisk grundlag til vedlighold og videreudvikling er med til at sikre fremdrift og engagement.

OS2s praksis for tilsagn/tilslutning

Der er flere niveauer af tilsagn/tilslutning. I OS2 operere vi ofte med en første fase hvor der gives tilsagn til at støtte udviklingen af produktet. Dette tilsagn er som hovedregel uden forpligtigelse til at anvende produktet når dette er færdigudviklet.

Næste fase af tilslutning (tilsagn) skal sikre et økonomisk fundament til den fælles videndeling, koordinering og vedligehold af produktet. Grundlaget etableres via en tilslutningsaftale med OS2 når alle forudsætninger er til stede:

• Fungerende styregruppe (beslutter indholdet af tilslutningsaftalen)
• Fungerende koordinationsgruppe
• OS2s værktøjer benyttes (Jira osv.)
• Behovet er afdækket. Hvad skal tilslutningen dække?
• Der skal være leverandør(er) tilknyttet som kan hjælpe i alle faser: Udvikling, Implementering, Rådgivning, Projektledelse og ikke mindst samspil med fælleskabet

Aftalen bør som minimum sikre økonomi til:

• Vedligehold af den fælles kodebase
• Efterlevelse af OS2s governancekrav
• Koordinationsgruppens arbejde
• Videndeling, møder og workshops mellem anvenderne
• Leverandørdialog
• Promovering af produktet

Løbenede videreudvikling

Hvis der er et behov for løbende udvikling af yderligere funktionalitet eller andet kan tilslutningsaftalen udvides med en økonomisk ramme til videreudvikling af produktet.

Aftale bør dermed udvides så den også inkluderer økonomi til:

• Koordinering og prioritering af udviklingsønsker
• Bestilling og styring af udviklingsopgaver
• Arkitekturstyring og governance af kodebasen

Tilslutningsafgift

Det er normal praksis i OS2 at man i tilslutningsaftalen indfører en tilslutningsafgift for nye myndigheder. Tilslutningsafgiften er et engangsbeløb som betales af alle der ikke tidligere har været med til at betale udviklingen af produktet. Denne tilslutningsafgift er som hovedregel dedikeret til videreudvikling.

Fælles drift/support

For OS2-produkter som er multi-tenant(?) eller hvor fælles drift på anden måde giver mening er det normal praksis at der indgåes en fælles driftsaftale via OS2. Denne kan også udvides med en fælles supportaftale og/eller klippekort.

Aftalen skal dermed yderligere inkluderer økonomi til:

• Driftsaftale og eventuel SLA
• Release og deployment styring
• Leverandørstyring

Praktisk

Tilslutningsaftalen for et OS2-produkt besluttes af styregruppen for det pågældende produkt. Administration af aftalen forankres i OS2 via sekretariatet som også varetager økonomien.