Samarbejde, deling og digital udvikling i det offentlige.

Softwarerobotter, korrekt bopælsregistrering og ”spøgelsesborgere”

Ca. læsetid: 8 mins

Jeres afdeling for Borgerservice kan spare tid ved at bruge softwarerobotter til korrekt bopælsregistrering. OS2autoproces har formidlet RPA-løsninger imellem kommuner som Esbjerg, Thisted, Skanderborg og Syddjurs og har været et bindeled til udbredelsen af automatiseret bopælsregistrering.

 

Den gældende CPR-lov fra 2017 lægger ansvaret for kontrol af korrekt bopælsregistrering på de enkelte kommuner. Det er en proces, der tager tid, og hvor der er penge at spare ved at bruge en softwarerobot. Derfor har flere kommuner vendt sig mod videndelingsplatformen OS2autoproces, hvor der kan deles idéer og erfaringer enten for at dele egne idéer eller for at lære af andres særegne løsning.

 

I platformen OS2autoproces kan du finde løsningsforslag

Esbjerg, Skanderborg og Ringkøbing-Skjern kommuner har lagt løsningsforslag til bopælsregistrering ind på OS2autoproces. Skanderborg Kommune skriver på OS2autoproces, at: ”Vi laver en end-to-end RPA-løsning, som håndtere div opslag og tjek og sender partshøringer igennem Onetoox og gemmer på sagen i SBSYS inkl. oprettelse af en 14 dags reminder i forhold til den lovbestemte partshøringsfrist.

 

OS2autoproces bruges til videndeling og idéudveksling

Efter at have set et lignende opslag fra Esbjerg Kommune på OS2autoproces, kontaktede Thisted Kommune Esbjerg i forhold til sparring og en inspiration til egen RPA-løsning. På den måde vil Thisted kommune kunne bruge softwarerobotten til at tjekke deres eget CPR-register. Frederiksberg Kommune har ligeledes ladet sig inspirere af og sparret med Esbjerg Kommune.

 

Flere hundrede timer sparet giver plads til kerneopgaven

Skanderborg og Esbjerg kommuner har i OS2autoproces estimeret besparelsen til henholdsvis 316 timer og 361 timer årligt. Rasmus Jakob Hasselbalch Thomsen, digitaliseringskonsulent i Esbjerg, fortæller, at kommunen længe har brugt en RPA-løsning til processen med at tjekke hele CPR-registret og de kører den i 2020 på 3. år.

David Bové Villadsen fra Syddjurs Kommune understreger også, at der er store besparelser i brug af deres softwarerobot: ”Der er bestemt store besparelser i den her. Men i kraft af at man ind til nu ikke har udført kontrollen lige så intensivt og struktureret, så er det jo ikke en direkte besparelse af eksisterende medarbejdertid. Men i Syddjurs vil vi gerne lave kontrollen hver måned, og det er muligt, når det er en digital assistent, der udfører arbejdet.”

 

Der er bestemt store besparelser i den her.

David Bové Villadsen, Syddjurs Kommune

 

Det er altid svært at blive helt præcis omkring, hvilken tidsgevinst vi får ud af det (softwarerobotten, red), men de indledende estimater ligger på mellem 7-10 min. pr. borger.

Dette estimat er inkl. div. tjek af udlændinge og udsendelse af adviseringer til de pågældende borgere igennem Onetoox, som vores robot også tager sig af.

Jesper Imhof Rosendahl, Skanderborg Kommune

 

Jesper Imhof Rosendahl fra Skanderborg Kommune understreger, at hvis der er den mindste tvivl i undersøgelsesprocessen, vil sagen blive givet til en medarbejder hos Borgerservice til manuel behandling.

 

Procesudvikling i dialog med Borgerservice

I Syddjurs Kommune startede RPA-processen i OS2autoproces og i Borgerservice. En medarbejder fra Borgerservice så processen på OS2autoproces hos Ringkøbing-Skjern Kommune og udvikler David Bové Villadsen fra Syddjurs kontaktede derefter Ringkøbing-Skjern Kommune. Herfra lærte han meget om forretningsprocessen, der kunne overføres til egen forretning.

 

Jeg blev oprindeligt sat i kontakt med en fra Ringkøbing-Skjern, fordi en fra Borgerservice havde set processen på OS2, og observerede at de havde samme RPA-platform.

David Bové Villadsen, Syddjurs Kommune

 

I Skanderborg Kommune, som i Syddjurs Kommune, kom idéen om softwarerobotten i dialog med afdelingen for Borgerservice og Jesper Imhof Rosendahl, som deler alle processer på OS2autoproces, søgte så på videndelingsplatformen for at se om, der var lignende projekter. Herigennem kom de i kontakt med Esbjerg Kommune, som de har sparret med om opgaven. Jesper Imhof Rosendahl fortæller, at de ikke har set Esbjergs kode, men deres procesoptegning. Derfra gik de videre med analyse og kortlægning og forventer nu af de efter Corona lock-down kan præsentere robotten for Borgerservice. Koden er nemlig ved at blive færdiggjort i disse dage.

 

Vi, min udvikler, er pt. ved at færdiggøre koden og jeg forventer, at når vi kan komme tilbage på job, kan vi præsentere robotten til vores Borgerservice.

Jesper Imhof Rosendahl, Skanderborg Kommune

 

Stephan Mayol Ejsing, RPA-udvikler i Thisted kommune, fandt også processen i OS2autoproces. Han var i dialog med Thisteds borgerserviceafdeling, som udtrykte behov for en softwarerobot til bopælsregistreringsprocessen. Det fik Stephan Mayol Ejsing til at søge på OS2autoproces. På videndelingsplatformen fik Stephan Mayol Ejsing kontakt til Esbjerg Kommune. Thisted kommune fik et fik et kodestykke, som de har brugt til inspiration til deres egen kode, som de skulle have været i gang med at implementere, da Corona-krisen i marts og april kom.

 

I løbet af en dag havde vi et kodestykke.

Stephan Mayol Ejsing, Thisted Kommune

 

Stephan Mayol Ejsing fra Thisted Kommune fortæller, at kodestykket bl.a. har givet deres RPA-teamet en god forforståelse af en relativ ukendt arbejdsgang, og hvordan man kan automatisere den tunge kontrolopgave

 

Esbjerg havde 175 udrejste udlændinge i 2018-2019

I slutningen af 2018 og starten af 2019 fandt softwarerobotten 175 udlændinge i Esbjerg kommune (2% af alle udlændinge i kommunen), som var udrejst og derfor ikke længere boede i kommunen. Det manuelle arbejde kommer derefter, når RPA-løsningen har identificeret udlændinge, der ikke har haft indkomst eller var et barn. Det skriver Arne Ullum fra NB Nyt.

 

Hvis den manuelle behandling også indikerede, at de pågældende var udvandret, så sendte kommunen et brev til vedkommende med et varsel om, at modtageren ville blive slettet af folkeregisteret, medmindre de gav lyd fra sig inden to uger.

Arne Ullum, NB Nyt

 

 

 

CPR-loven og kommunale ydelser

Konsulenthuset IMPLEMENT Consulting Group vurderer, at kommunerne typisk fokus på ydelser og hvorvidt udlændinge rejser ud med ydelser, som de ikke længere er berettiget til. Det kunne være pensionstillæg, kontanthjælp, uddannelsesstøtte eller sundhedsydelser.

CPR-loven fra 2017 angiver i §6, stk. 1, at det er kommunens ansvar at sikre korrekt bopælsregistrering: Kommunalbestyrelsen skal i CPR registrere enhver på dennes bopæl i kommunen, hvis vedkommende efter kapitel 4-6 skal være registreret her i landet.” Det er dermed også kommunen, der har pligt til at undersøge og rette eventuelle fejl, hvis der er en formodning om, at en person ikke er korrekt bopælsregistreret (§10, stk 1 i CPR-loven).

På baggrund af loven er OS2autoproces netop det rette sted at vende sig imod, idet alle kommuner har samme opgave i forhold til bopælsregistrering.

 

Kommunalbestyrelsen skal i CPR registrere enhver på dennes bopæl i kommunen, hvis vedkommende efter kapitel 4-6 skal være registreret her i landet.

CPR-loven §6, stk. 1

 

 

 

 

Om OS2autoproces

OS2autoproces er en videndelingsplatform for automatiseringsegnede processer. 51 kommuner og regioner er pt. del af platformen.

Publiceret i gruppen

Dette er et blogindlæg

Vi har mange eksterne skribenter tilknyttet der skriver blogindlæg, som OS2 publicerer. Indlægget er udtryk for skribentens holdning. Alle holdninger som kan udtrykkes indenfor OS2s retningslinjer og code of conduct er velkomne, kontakt os gerne hvis du har noget på hjertet.