Samarbejde, deling og digital udvikling i det offentlige.

OS2kitos: Fast governance og agile metoder

Ca. læsetid: 8 mins

OS2s governancemodel er delt op i tre niveauer, der alle stiller en række krav inden for fire emner. Governance er essentielt i OS2 for at holde produkternes kvalitet oppe, men kan det samtidigt forenes med en agil metode, som fx OS2kitos’ brug af SCRUM?

 

OS2 har tre niveauer i den governancemodel, der er foreningens styringsredskaber for de digitale løsninger. Fællesskabet arbejder ud fra en idé, der så klogt blev nævnt af en it-arkitekt fra Holstebro Kommune engang, om at kvaliteten af et open source produkt kun lige så god som kvaliteten af løsningens organisering.

Der er mange gode grunde til, at det er vigtigt at have en governancemodel. Sekretariatschef i OS2, Rasmus Frey, forklarer, at når man skal sikre en høj kvalitet, en bred anvendelighed og en lav barriere for deltagelse i et open source produkt, kræver det, at man forholder sig til hvilke rammer og principper, man ønsker at arbejde efter. Han tilføjer: ”Det kræver også, at man er enige om, hvilke kvalitetskrav, man vil leve op til. For at hver enkelt OS2-projekt ikke skal opfinde sine egne regler og egne styringsformer, er det vigtigt, at vi har et fundament, vi kan bygge ovenpå. Derfor er OS2s governancemodel meget vigtigt for open source produkternes udvikling.

Sammenligner man med de helt store open source projekter, så er de jo også blevet en succes, fordi der er klare regler, principper og processer til at understøtte samarbejdet og sikre en høj kvalitet. Så jeg vil sige, at OS2s professionalisering og organisering, herunder governancemodellen har en stor del af ære for succesen.

– Rasmus Frey, sekretariatschef i OS2-fællesskabet

 

De tre niveauer

Governancemodellens tre niveauer er opdelt i fire underkategorier: Relevans, Form, Strategisk Sammenhæng og Governance. Det øverste niveau, niveau 3, stiller krav til løsningen og hele organiseringen omkring det, og her skal krav fra niveau 1 og niveau 2 samt minimumskrav også overholdes. Governancemodellens tre niveauer er en trappe, der bygger oven på hinanden. Pt. er det kun to produkter, der har klatret hele vejen op og kan kalde sig niveau 3 produkter: OS2kitos og OS2mo.

 

Et spørgsmål om både-og, ikke enten-eller

OS2s styringsredskaber skaber en solid governancestruktur omkring produktet og på samme tid vil OS2 arbejde med agile metoder. Er det som at blæse og have mel i munden eller blot at kombinere det statiske med det processuelle? Ulla Larney fra OS2kitos sekretariatet og Product Owner på OS2kitos forklarer sammenhængen, og hun mener ikke, at der er konflikt mellem at arbejde agilt og arbejde med OS2s styringsværktøjer: ”Når man arbejder agilt, har man jo også brug for at få truffet de rette beslutninger i det rette forum, så beslutningerne kan skabe retning for det videre arbejde og så alle 78 kommuner i Kitos-fællesskabet kan se sig selv i beslutningerne.” Ifølge Ulla Larney handler governance og agilitet om både-og fremfor enten-eller.

 

Projektmodellen i OS2kitos

Et ”bør” krav på niveau 2 er kravet om en dokumenteret projektmodel (se mere nederst i artiklen). Det lever OS2kitos løsningen op til. ”Vi arbejder efter SCRUM-metoden og anvender Jira som projektstyringsværktøj. Vi anvender OS2-fællesskabets standard opsætning af SCRUM for at sikre genkendelighed på tværs af OS2-produkter”, siger Ulla Larney. SCRUM-metoden er en agil metode, der understøtter, at løsningen er fleksibel og kan tilpasse sig nye betingelser, så snart de opstår.

 

Mest muligt ud af pengene

Den agile metode er vigtig i OS2 for at få løsningerne hurtigt afprøvet. Til spørgsmålet om hvorfor en agile projektmetode er god i OS2, svarer Rasmus Frey: ”Det er vigtigt at bruge en model som understøtter denne løbende, kontinuerlig og iterative udvikling i projekterne. Den agile metode er et rigtig godt udgangspunkt til at sikre den løbende prioritering og igangsættelse af udviklingsopgaver. Det er også understøttende for samarbejdet på tværs af kommuner, at man melder ønsker ind i en fælles backlog, som man efterfølgende prioritere udviklinger sammen med en leverandør.” En agil metode understøtter, når OS2-projekter har en fast pulje penge afsat til udvikling og det gælder om at få mest muligt ud af det. På den måde kan medlemmer og leverandøren have en løbende proces, hvor der prioriteres, udvikles, bruges og tilpasses. Rasmus Frey peger på, at den agile metode understøttes af de fire friheder bag open source: Frihed til at undersøge, bruge, forbedre og dele.

 

Governance & agil metode

Foreningen af governance og agilitet kommer tydeligt til udtryk i måden, OS2kitos sekretariat håndterer de forskellige interessenter. Ulla Larney forklarer: ”Styregruppen træffer overordnede beslutninger om retning for Kitos. Brugerklubben og arbejdsgrupper kvalificerer forslag og foretager den mere konkrete prioritering. Når vi har et nogenlunde klart billede af de forretningsmæssige behov, kan løsningsidéen blive spillet ind i et udviklingssprint. Løsningsidéerne vil blive nedbrudt yderlige og blive implementeret i tæt samarbejde mellem arbejdsgruppe, sekretariatet og STRONGMINDS (leverandøren, red).”

Ulla Larney ser flere fordele i den organisering. Hun fortæller, at en fælles styringsmodel på tværs af OS2-produkterne gør det lettere at forholde sig til beslutningsprocesser og de konkrete produkter for de mange kommuner, der er engageret i mere end ét OS2-produkt. Dog siger hun: ”Omvendt er OS2-produkter meget forskellige og det kan være meget forskelligt, hvor mange kommuner, der arbejder sammen om et produkt. Derfor skal der også være mulighed for at tilpasse styringen, så den på effektiv vis kan skabe retning for det enkelte OS2-produkt.”

 

Udvikling er ikke en lineær proces

Ulla Larney udtrykker det præcist, når hun siger, at der ikke er konflikt imellem styringsredskaber og agil metode. Tværtimod kan styringsredskaberne understøtte agilitet ved at lægge et fundament og skabe en ramme. En udviklingsproces – uanset sin styringsform – er sjældent lineær. Det kan være nødvendigt at gå tilbage i processen for at rette en fejl eller tilpasse en funktion. Men med en solid styringsramme bliver det væsentligt nemmere at innovere på OS2-produkter.

 

---

 

Krav under kategorien 'Governance'

Niveau 2 har bl.a. følgende krav:

  • Bestyrelsen godkender projekt/produkt
  • Styregruppe nedsættes
  • Koordinationsgruppe bør dannes
  • Projektmodel bør være dokumenteret
  • Review af kode af 3. part bør foretages
  • Tilslutningsaftale til sikring af økonomien til koordineringsarbejdet bør udfærdiges.

Yderligere krav for at leve op til niveau 3 (som OS2kitos og OS2mo):

  • Bestyrelsen godkender styregruppen
  • Bestyrelsen har stemmemajoritet i styregruppen
  • Aftale lavet som sikrer økonomi til koordinering og videreudvikling skal udfærdiges
  • Faggruppe(r) etableres

 

Læs mere om kravene for Relevans, Form, Governance og Strategisk Sammenhæng på de forskellige niveauer. Her kan du se, hvad det kræver at rykke op i niveau og hvilket arbejde, der er forbundet med det for din kommune eller virksomhed.

 

-----

Photo by Ruffa Jane Reyes on Unsplash

Publiceret i gruppen

Dette er et blogindlæg

Vi har mange eksterne skribenter tilknyttet der skriver blogindlæg, som OS2 publicerer. Indlægget er udtryk for skribentens holdning. Alle holdninger som kan udtrykkes indenfor OS2s retningslinjer og code of conduct er velkomne, kontakt os gerne hvis du har noget på hjertet.