Samarbejde, deling og digital udvikling i det offentlige.

OS2Forms – kommunal selvbetjeningsløsning

Verstappen Photography

Blogindlæg af Niels Nordberg, Specialkonsulent, Ballerup Kommune

 

I Ballerup har vi oprettet noget, vi kalder ”Den digitale Task-force”. Det er et hold af 5 personer – forretningsarkitekt, proceskonsulent, systemarkitekt og 2 digitaliseringskonsulenter. Og i ryggen har de 2 udviklere. De tager rundt til alle vore fagcentre og afdækker processer, der på nuværende tidspunkt er besværlige og meget manuelle. Og et af de værktøjer, der næsten altid kommer i anvendelse er OS2Forms.Niels Nordberg

Vi har OS2forms installeret på vores Intranet, hvor det anvendes af medarbejderne og på hjemmesiden, hvor formularerne er rettet mod borgere og virksomheder. Vi designer formularerne i et team, der har specialiseret sig i, hvordan disse sættes op. Der kræves ikke udviklerkompetence, men der er mange finurlige muligheder, som man lige skal arbejde sig ind i, inden man kan udnytte mulighederne fuldt ud.

Det, der gør OS2forms unik i forhold til de kommercielle formular-løsninger er, hvordan vi kan anvende de opsamlede data fra formularerne.

Sagsoprettelse i ESDH (SBSYS)

Når en borger eller virksomhed har logget på OS2formen med NemID og udfyldt formularen, så samles besvarelsen i en pdf fil, samt en xml fil. Disse sendes til en systempostkasse, hvorfra de hentes ind i SBSYS. Der sendes en Digital post til borgeren/virksomheden, og der oprettes en sag med part, hvor pdf dokumentet og eventuelle bilag tilføjes. Eller dokumenterne tilføjes til en eksisterende sag. Evt. kan man sætte, at sagsbehandler får en erindring, når det sker.

Data sendes direkte til fagsystem

I vores Boligadministrationssystem (EGBolig) har lavet integration fra vores OS2formular ”Boligansøgning Ballerup Kommune”, således, at når en borger logger på og udfylder ansøgningen, så sendes data direkte til EGBolig’s database, og boligteamet får en advis om, at der er kommet en ny ansøgning. Yderligere fordel er, at hvis en borger har data i EGBolig i forvejen, trækkes disse ud i formularen, så borgeren blot kan rette de ændringer, der er sket i sin boligsituation.

Det samme gør sig gældende med en anden løsning: ”Ansøgning om parkeringstilladelse i Ballerup Bymidte”, hvor data fra formularen trækkes direkte ind i databasen, hvor behandlingen af disse ansøgninger foregår.

OS2Forms status som OS2-produkt

Koden til OS2Forms er lagt på OS2’s ”kodelager” (Github), og systemet har ”Niveau 1-status” og er sådan set klar til at blive taget i brug.

Vi mangler bare at få dannet en governance omkring produktet, og få nogle flere kommuner til at slutte op. Lige nu er vi således kun 2-3 kommuner, der har meldt sig på banen. OS2Forms er på nuværende tidspunkt klart anvendeligt, men det er nyt, og der er allerede en hel del ønsker til forbedringer, nye funktioner, konfigurerbart design osv.

Vi har derfor brug for engagement fra flere kommuner – både finansielt, men også med folk, som har tid og lyst til at engagere sig i styring af udviklingen af produktet.

Jeg vil foreslå, at OS2 sekretariatet tager initiativ til at arrangere en workshop dag – gerne i Århus, hvor vi samler interesserede kommuner og Bellcom, som har udviklet systemet – og får etableret en finansieringsmodel, samt en governance omkring produktet. Vi gennemgår OS2Forms og ser på eksempler på formularer, som er i drift, og opsamler idéer og behov, som kan bidrage til roadmap for den fremtidige udvikling.

I kan læse mere om OS2Forms på https://os2.eu/produkt/os2forms og hvis I gerne vil vide lidt mere, er I velkomne til at kontakte mig på neno@balk.dk