Samarbejde, deling og digital udvikling i det offentlige.

Er det attraktivt? Opsamling på speciale om Open Source i fælleskommunalt samarbejde

Når du læser denne artikel, kan du forvente lidt opsamling på centrale pointer i specialet, hvilke tiltag OS2-fællesskabet allerede har gjort og hvilke er er vej. I bunden finder du specialet i dets fulde form.

 

Et speciale om Open Source skal naturligvis deles. Og et speciale om OS2 – Offentligt Digitaliseringsfællesskab skal naturligvis deles på OS2s hjemmeside. I juni 2017 færdiggjorde Iben Buus og Anders Lykke Gade deres speciale, hvor de har lavet et casestudie om OS2-fællesskabet.

Specialet handler om, hvordan det er muligt at skabe et attraktivt værdiudbud omkring udvikling af Open Source Software, og som sikrer en mere aktiv deltagelse fra danske kommuner. Specialet finder frem til, at der er relativ stor uoverensstemmelse mellem forventningerne fra ikke-aktive kommuner, og hvad OS2 tilbyder. Konklusionen er, at OS2 skal se mere på hjælpe til drift og andre støttefunktioner i fremtiden.

Iben og Anders har fundet en række katalysatorer og barrierer for, at kommunerne adopterer Open Source Software. De har samlet resultaterne i et skema (figuren i sidens top og herunder). Positive katalysatorer er særligt tydelige i forholdene hos, hvad forfatterne kalder, de dedikerede og de aktive medlemmer. Forskellen mellem de to kategorier er, at de dedikerede medlemmer kommer med forslag til OS2s projekter og produkter og indgår ofte i udviklingen af nye programmer, mens de aktive ikke kan eller vil indgå i det. Både de dedikerede og de aktive medlemmer deltager alligevel i stor grad til udviklingsprojekter og bidrager til det overordnede OS2-samarbejde.

Det, som skubber på

En markant katalysator for aktiv deltagelse i OS2-fællesskabet er at have ildsjæle i kommunen og medarbejdere, som støtter op om et tværkommunalt samarbejde. De dedikerede medlemskommuner har Open Source tilhængere på prominente pladser i it- eller digitaliseringsafdelingen. Samtidigt er det det fælleskommunale samarbejde, der tiltrækker mange af de ikke-aktive kommuner (uden ildsjæle). For mange har et ønske om at erfaringsudveksle.

Det kræver ikke kun ildsjæle at være engageret. Der skal også politiske incitamenter til, og lokalpolitikerne skal støtte op om offentlige og lokalpolitiske digitaliseringsønsker og fællesskaber som OS2. I de dedikerede kommuner oplever it- og digitaliseringsafdelingerne en tydelig politisk opbakning til Open Source, og det giver de dedikerede kommuner flere muligheder for at indgå aktivt i OS2-fællesskabet.

Desuden er økonomien også et incitament til at deltage i OS2 og udviklingen af Open Source løsninger for de fleste kommuner. Det ses tydeligt, at kommunale besparelser er blevet et centralt fokus hos medlemskommunerne, at det er blevet kutyme at præsentere en solid business case ved indkøb af it-systemer. Også de dedikerede medlemmer nævner, at de er motiverede af billigere løsninger, når de går med i OS2-fællesskabet. Når effektivisering og besparelser er af så stor vigtighed hos kommunerne, bliver OS2-samarbejdet attraktivt.

Mangler der bremser

Manglende politisk opbakning er naturligvis en barriere. Flere kommuner oplever, at selv hvis der er interesse i digitalisering på politisk niveau, så har politikerne det med at prioritere personlig betjening mv. i analog udgave.

Kompetencemangel er også begrænsende. Men hvad er relevante kompetencer? Kommunernes opfattelser er meget forskellige. Det kunne være forretningsmæssige kompetencer, udviklere, projektledere, it-arkitekter eller driftsmandskab. Den tvivl fører til, at kommunerne ikke bruger OS2-fællesskabet eller OS2-produkterne så meget, som de ønsker.

Manglende ekstern support er også en barriere for nogle kommuner. Det betyder bl.a., at de er passive i fællesskabet og i stedet opsøger færdige, proprietære løsninger. En af de ikke-aktive kommuner fortæller, at de føler sig ladt alene og uden support i OS2-fællesskabet.

I én af de adspurgte kommuner har Open Source et ry for at være usikkert pga. manglende versionering og testkvalitet. Medarbejderne har også indtryk af, at Open Source ikke er så driftsikkeret som proprietære løsninger.

Fremad i medlemsrejsen?

Anden del af specialets analyse handler om, hvordan medlemmerne bevæger sig ind i fællesskabet og bliver aktive medlemmer. Her fandt Iben og Anders flere uoverensstemmelser.

OS2-fællesskabets værdiudbud til kommunerne gør ikke de ikke-aktive kommuner mere aktive. Det skriver Iben og Anders i specialet. Det skyldes en række uoverensstemmelser mellem OS2-fællesskabets udbud og nogle kommuners ønsker og forventninger til fællesskabet.

De ikke-aktive kommuner ønsker sig af OS2-fællesskab, at de kan levere sikker og stabil drift samt support. Hvis OS2-fællesskabet ønsker at øge de ikke-aktive kommuners aktivitet, må fællesskabet tage ønskerne seriøst. Der er også en anden uoverensstemmelse, og den handler om softwaremodenhed. De ikke-aktive kommuner stiller højere krav til, at produktet ligner et hyldeprodukt, som ikke skal videreudvikles på. Derfor er det et problem, når produkterne er af varierende modenhed. Det er nødvendigt for samarbejdet, at OS2-fællesskabet informerer klart om den situation.

Der findes også overensstemmelser. Det er områder, hvor OS2-fællesskabet skal beholde sine eksisterende prioriteringer for den gode medlemsrejse. Et område med næste fuldstændig overensstemmelse er i forhold til besparelser, økonomi og forretningsværdiskabelse, som både de ikke-aktive kommuner og resten af OS2-fællesskabet sætter højt. Det kan fremhæves for at sikre nye medlemmer og deres aktivitet og motivation.

De ikke-aktive medlemmer sætter også stor pris på OS2s forretningsfokus og -understøttelse, samt det faktum at løsningerne opstår ud af behov fra kommunerne selv. Det er elementer, som driver medlemmet fremad i rejsen mod at blive aktive i fællesskabet.

Sådan bliver vi bedre

OS2-fællesskabet, -bestyrelsen og -sekretariatet bør være mere opmærksomme på:

  • Balancegangen: At kombinere elementer fra en agil og innovativ organisation med en større formalisering, der kan rumme en støtte til de ikke-aktive kommuner i deres ønsker om fælles ansvar for løsningerne.
  • Introduktionen: At tilbyde introduktionssessioner eller f.eks. mentorordninger
  • Kontakten mellem leverandør og kommune: At facilitere mere kontakt mellem leverandør og kommune for de medlemmer, der ønsker det og med det formål, at kommunerne ved, hvor de kan tilkøbe teknisk support.
  • Vidensdelingsplatform: At yderligere fremhæve sin rolle som vidensdelings-/erfaringsudvekslingsplatform.
  • Synligheden om projektmodel og governance: At skærpe synligheden omkring sin projektmodel og metodiske tilgang til digitaliseringsprojekter samt tydeliggør, hvad sekretariatet kan tilbyde medlemmerne.

OS2s bestyrelse udtrykker i organiseringsrapporten fra 2016, at det kan være en balancegang for OS2 at finde det rigtige ståsted mellem en agil, innovativ organisation og et homogent, professionelt netværk, men at OS2 skal udvikle sig til at være begge. Bestyrelsen har taget den beslutning i primo 2016, men specialet udtrykker, at den ikke er fuldt implementeret i 2017. Et centralt skridt for implementeringen af den beslutning er et velfungerende sekretariat. Sekretariatschefen tiltrådte i 2016 (mens OS2-fællesskabet er fra 2012), mens en projektstilling som kommunikationsmedarbejder og koordinator blev oprettet i 2017. OS2 arbejder bevidst på at blive og forblive et professionelt, agilt og innovativt netværk, og det er blandt grundene til kontingentstigningen startende 1. januar 2019. Denne ændring blev besluttet på generalforsamlingen i maj 2018.

I organiseringsrapporten fra 2016 er det klart, at bestyrelsen ønsker, at OS2 skal være en vidensbank i forhold til bl.a. arkitektur, kontraktstyring, drift og udbud. Det skal foregå igennem faglige udvalg, der er placeret i sekretariatet og baseret på kommunale ressourcebidrag. Den vidensbank, der efterspørges hos nogle kommuner i interviews til specialet, er dog med fokus på OS2 som erfaringsudvekslingsplatform mellem kommunerne. En udveksling som allerede finder sted på OS2s arrangementer og via OS2s samarbejds- og kommunikationsplatforme.

OS2-sekretariatet har en onboarding-proces, når nye offentlige myndigheder bliver medlemmer, men den indeholder ikke introduktionssessioner. Selvom der ikke er gennemført forløb med introduktionssessioner til nye medlemmer (eller ikke-aktive medlemmer), så er det altid muligt at få besøg af sekretariatschefen, hvis en kommune ønsker det. I 2017 var sekretariatschefen rundt i landet til kommuner, som ønskede en yderligere introduktion til OS2-fællesskabet. Samtidigt har det været vigtigt fra bestyrelsens side, at sekretariatschefen ikke er for ”ambitiøs” og dræber initiativet hos medlemskommunerne.

I maj 2018 vedtog generalforsamlingen nye niveaukrav for produkter og projekter. Kravene imødekommer en række udfordringer ved de tidligere krav, f.eks. at der var på langt mellem niveau 1 og niveau 2. Herefter er kravene blevet synliggjort fra OS2s hjemmeside, hvor de er tilgængelige for alle og sekretariatet arbejder aktivt med at støtte projekterne med at efterleve krav.

De voksende krav til sekretariatet, og det faktum at de får flere opgaver med at drive og udbrede OS2-fællesskabet, er begrundelsen for stigning i medlemskontingent fra januar 2019.

 

OS2-bestyrelsen og -sekretariatet siger tak til Iben og Anders for et kritisk casestudie. Vi arbejder hver dag målrettet på at bliver et bedre fællesskab.