Samarbejde, deling og digital udvikling i det offentlige.

Blog: Der er (mange) penge sparet ved at have styr på sine data

Ca. læsetid: 7 mins

Blogindlæg af Brian Jacobsen, Chefkonsulent i Taxon

 

I dette blogindlæg skal vi omkring visionen og resultaterne fra projektet Fælleskommunale Klassifikationer, hvilket betyder, at vi også skal rundt om fælles sprog til udveksling af data, ejerskab af data og metadata, migration af data samt idéer til OS2kravmotor. Altsammen tilsat nogle generelle betragtninger om, hvordan man kan spare mange penge på at have styr på sine data.

 

Visionen og resultaterne fra projektet Fælleskommunale Klassifikationer

Visionen for projektet er at fremme brugen af fælles klassifikationer ved at indsamle eksisterende klassifikationer og udstille dem i et indeks, som kan være til fælles nytte i forhold til udveksling af data på tværs af kommuner og organisationer.

Resultatet (leverancerne) fra projektet består dels af et indeks over eksisterende kommunale og offentlige klassifikationer, dels af et notat med forslag til næste skridt i forhold til governance. Begge dele er ved udgangen af 2018 overleveret til KL, som er medsponsor på projektet under Rammearkitekturpuljen 2018.

En nærmere beskrivelse af projektet kan findes på https://os2.eu/projekt/os2klassifikation.

 

Selve indekset, som er en interaktiv liste over eksisterende klassifikationer, kan findes på https://os2.eu/os2klassifikationer.

Det er visionen at klassifikationsindekset skal være et værktøj til:

  • at udbrede kendskabet til eksisterende fælleskommunale klassifikationer
  • at spare kommunerne for at genopfinde klassifikationer
  • at højne datakvaliteten og dermed fremme den datadrevne forretning

 

Fælles sprog til udveksling af data

En af hovedgevinsterne ved en fælles klassifikation er, at den giver et fælles sprog. Den beskriver dels hvilke udtryk/værdier, der kan bruges og dels hvad hvert udtryk/værdi dækker over.

Hvis vi forestiller os, at vi har to systemer, hvor begge har et felt til Sikkerhedsniveau. Men det ene bruger skalaen 1-10, og det andet bruger skalaen lav-middel-høj. I sådan et tilfælde er det meget vanskeligt at udveksle data, ligesom det også er vanskeligt at sammenligne data fra forskellige systemer, f.eks. til ledelsesinformation og BI. Så her er det vigtigt at have et fælles sprog, en fælles klassifikation.

Det fælles sprog bruges i de metadata, som i dag vedhæftes alle data. Og det er netop fælles og velstrukturerede metadata, der muliggør automatiseringen af processer. Det gælder især automatisering af processer på tværs af systemer og organisationer.

 

Ejerskab af data og metadata

I dag er alle klar over at data er vigtige, mens programmer kommer og går. Derfor er det også vigtigt, at vi sikrer os ejerskab af vores data. Dette gælder også metadata.

På alle data er der knyttet en lang række metadata, f.eks. sagsnummer, dato, KLE-nummer, stillingsbetegnelser og mange andre.

Som eksempel kan vi se på et felt som Stillingsbetegnelser og forestille os, at klassifikationen med alle stillingsbetegnelserne er leveret og ejet af en leverandør. Hvad sker der, hvis vi ikke længere ønsker at abonnere på den klassifikation? Vi får under alle omstændigheder et meget stort oprydningsarbejde og potentielt også en udfordring, hvis vi ikke kan finde en passende klassifikation et andet sted.

I værste fald kan vi risikere et vendor-lock-in på vores klassifikationer og dermed vores metadata. Så ejerskab af/fri adgang til vores klassifikationer er også en vigtig del i forhold til hjemtagelse af arkitekturen.

 

Migration af data til nye systemer

En af de situationer, hvor vi kan blive tvunget til at forholde os til ejerskabet af vores klassifikationer, er ved migration til et nyt system. Hvis det nye system leveres af ny leverandør, kan der hurtigt dukke nogle udfordringer op - det er jo ikke sikkert, at den gamle leverandør vil tillade, at vi tager vores klassifikationer og metadata med over i det nye system.

Det kan også være, at den nye leverandør har sine egne klassifikationer og måske slet ikke understøtter den gamle leverandørs måde at opbygge klassifikationer.

Hvis vi af den ene eller anden grund ikke kan flytte vores metadata med over i det nye system, står vi overfor en potentiel langsommelig og dyr konverteringsproces, hvor vi ovenikøbet risikerer fejl.

Så også i forhold til migration, er ejerskab af/fri adgang til vores klassifikationer en vigtig faktor.

 

Idéer til OS2kravmotor

Hvis det gamle system og det nye system bruger de samme klassifikationer, og at vi har ejerskab og/eller fri adgang til disse klassifikationer, så vil en migration fra et system til et andet blot være et tryk på en knap.

Her kan man så overveje, om man som kunde skal kunne kræve, at det nye system bruger nogle bestemte klassifikationer. I første omgang kunne man kræve en bestemt klassifikation eller en begrundelse for ikke at bruge den klassifikation. De klassifikationer, man kræver brugt, skal så enten findes i klassifikationsindekset eller tilføjes til klassifikationsindekset.

I OS2kravmotor findes allerede en lang række krav, som kan bruges ved IT-indkøb. Et krav om brug af fælles klassifikationer passer nydeligt ind i OS2kravmotor.

 

Der er (mange) penge sparet ved at have styr på sine data

Det er dyrt at have rod i sine data. Dels i forhold til det daglige arbejde at finde og bruge data, dels i forhold til udnytte de nye muligheder i forhold til en datadreven forretning.

Så det handler om at have en høj datakvalitet. En væsentlig del af den kvalitet kommer fra kvaliteten af metadata - og en væsentlig del af metadatakvaliteten kommer fra at have styr på sine klassifikationer.

 

 

Og så er I alle hermed inviteret til at bruge og bidrage til projektet :-)

 

 

Foto: rawpixel på Unsplash.com

Publiceret i gruppen

Dette er et blogindlæg

Vi har mange eksterne skribenter tilknyttet der skriver blogindlæg, som OS2 publicerer. Indlægget er udtryk for skribentens holdning. Alle holdninger som kan udtrykkes indenfor OS2s retningslinjer og code of conduct er velkomne, kontakt os gerne hvis du har noget på hjertet.