Samarbejde, deling og digital udvikling i det offentlige.

Case: Coronablanketter og automatisk journalisering med OS2forms

Ca. læsetid: 8 mins

Rudersdal Kommune blev tilsluttet OS2forms i slutningen af 2020. Siden da har de arbejdet på at få løsningen, hvor man kan oprette blanketter og forløb, implementeret decentralt i kommunen. OS2forms har særligt vist sit værd ved en coronablanket fra skole og dagtilbudsområdet, hvor alle sager journaliseres automatisk.

 

Michael Boel Winther er ESDH-koordinator i Rudersdal Kommune. En kommune med 57.000 indbyggere. Sammen med sin kollega Ole Gram Clausen sidder han i Digitaliseringsafdelingen, hvor de har stået for at implementere OS2forms decentralt. Michael og Ole hjælper fagområderne i gang med deres første blanket og assisterer undervejs, hvor det er nødvendigt. Rudersdal Kommune har været i gang med OS2forms siden oktober 2020.

 

Kommunale blanketter er dyre

I Rudersdal Kommune havde de et ønske om at opsige flere af deres blanketløsninger, der var dyre for kommunen, når de samtidigt havde abonnement på KLs blanketter. Det er, som Michael siger, tusinde af kroner, som de ville kunne spare.

Selve processen med deres daværende løsningen sikrer heller ikke automatisk journalisering. En udfyldt blanket kan f.eks. komme ind i en fælles postkasse, hvor en medarbejder skulle læse den og oprette en ny sag i Acadre til dokumentation. Det kostede mange arbejdstimer i journalisering.

 

Lidt teknisk snilde så kører det

Selvom de fortsat bruger den gamle løsning, så behøver Michael og hans kollegaer ikke tænke på dokumentation, nu hvor de bruger OS2forms. OS2forms er en selvbetjeningsløsning til blandt andet at oprette online formularer og forløb, hvor der er flere led i processen. OS2forms gør det også muligt for medarbejderne selv at oprette blanketter. Gratis.

I Rudersdal har de valgt, at løsningen skal implementeres decentralt og digitaliseringskonsulenter fra flere fagområder har været igennem et kursus, hvor Michael og kollegaerne har hjulpet dem med at lave deres første blanket. Det kræver lidt teknisk kyndighed, som Michael fremhæver, og derfor er nogle områder lidt længere fremme i skoen. Men det spreder sig som ringe i vandet, når andre områder ser potentialet og gerne vil med på vognen.

Michael kommenterer: ”Det er jo ikke sådan noget drag-and-drop. Det kræver lidt en idé om, hvad er det og det kræver også, at man har tid til at sætte sig ned og øve sig lidt.” Det har de gjort i Området for Skole og Dagtilbud.

 

Coronablanketterne og automatisk journalisering

En af de mest succesfulde blanketter til dato er nemlig skole og dagtilbudsområdets coronablanket. Det er en blanket, som forældrene skal udfylde online, hvis deres barn bliver testet positiv for corona. Det smarte er så, at den automatisk bliver journaliseret i Acadre og der kommer besked til institutionen eller skolen. ”Vi får lavet hele dokumentationen automatisk og det har kostet nul kroner. Udover selvfølgelig lidt arbejdstid og indkøbet af OS2forms, men det her at lave blanketten har intet kostet” fortæller Michael.

OS2forms’ blanketter skal også bruges i PPR, i beskæftigelsesafdelingen og andre steder, hvor der er forløb, som skal godkendes af en leder. Det er også planen blanketter med forløb skal bruges it-afdelingen, når der oprettes nye medarbejdere og VPN-forbindelser til eksterne konsulenter. Proceduren for disse oprettelser vil i fremtiden blive meget nemmere og de kommer i langt højere grad til at følge enkelt-sagsprincippet på en helt anden måde end tidligere. Hvor det før tog 3-4 minutter at oprette en sag, er det nu system, som opretter sagen. Det er derfor blevet både lettere og hurtigere med OS2forms at få oprettet sager og journaliseret dokumentationen på sagen i Acadre.

En ekstra fordel er, at de har fået en grund til at opdatere gamle blanketter. Der er ikke bare blevet sat strøm til, for nu bliver der også spurgt til, hvad der egentligt er behov for.

Man skal ikke være bange for at stille spørgsmålstegn. Det er fordelen ved, at der sidder nogen lidt mere centralt, som vi gør i digitalisering, og hjælper. Vi kommer jo helt uvidende om deres område og siger: ’hvorfor spørger I dog om det? – Michael Boel Winther, ESDH koordinator, Rudersdal Kommune

 

Forankring decentralt

Michael mener, at det er rigtigt vigtigt at få det forankret ude i organisationen af flere grunde. Først og fremmest fordi det vil blive en kæmpe opgave at vedligeholde alle blanketter centralt, men også fordi det er i fagområderne, at de kan mærke, hvor skoen trykker, som Michael formulerer det. Samtidigt er it-afdelingen i dialog med områderne og kan sætte spørgsmålstegn ved gammeldagsblanketter; for er det egentligt et lovkrav med fysiske underskrifter eller er NemID okay? Man skal ikke være bange for at stille spørgsmål.

Digitaliseringsafdelingen holder løbende undervisning for dem, der ønsker lidt hjælp. De medbringer en idé til en blanket og så arbejder man parallelt med sine blanketter med mulighed for at stille spørgsmål. Det er en vigtig del af implementeringsprocessen. Michael opfordrer også til, at man skal ”kaste sig ud i det og få de første blanketter sendt afsted.

Jeg tror, at det er en god idé at starte i det små og så prøve at lave nogle test og at man laver det internt først. – Michael Boel Winther, ESDH koordinator, Rudersdal Kommune

Michael ønsker sig, at flere kommuner går sammen i OS2forms samarbejdet og får lagt alle KL-blanketterne ind i en stor database, som de betaler for samlet. Så vil alle kunne trække på blanketterne, tage dem ned, sætte eget logo på og så kører det.

 

OS2forms er også ideel for SBSYS kommuner, nævner Michael, for de bruger samme ”motor” som i Rudersdal Kommune til journaliseringen.

 

Koordinationsgruppemedlem i OS2forms og it-projektleder i Aarhus, Iben Uldahl Søndergård fortæller:

OS2forms afholdt et hackathon i Aarhus den 8. marts med omkring 20 deltagere fra 7 kommuner. Vi fik gennemgået simple funktioner i OS2forms og alle fik et indblik i den nye funktion Forløb, som man nu i samarbejde med sin leverandør kan få installeret. Deltagerne bygget formularer og de fik delt erfaringer med tips og tricks med hinanden. Det var en så stor succes, at vi blev enige om at arrangere hackthons to gange om året. Eventuelt skiftende imellem Jylland og på Sjælland.

Planen fremadrettet er at have stor fokus på at få forløbsdelen helt i hus, og samtidig tænke på, om vi kan forbedre brugervenligheden i administrationsdelen. Ikke mindst er snakken om at få sat gang i arbejdet med manualer også på tapetet. Så vi kan få dette professionaliseret.

Vi har oprettet et Jiraboard, hvor alle kommuner kan gå ind og oprette ønsker til OS2forms, og hvor vi i koordinationsgruppen kan sætte opgaver i gang.

 



Jiraboard for OS2forms - følg med og opret ønsker

Publiceret i gruppen

Dette er et blogindlæg

Vi har mange eksterne skribenter tilknyttet der skriver blogindlæg, som OS2 publicerer. Indlægget er udtryk for skribentens holdning. Alle holdninger som kan udtrykkes indenfor OS2s retningslinjer og code of conduct er velkomne, kontakt os gerne hvis du har noget på hjertet.