Samarbejde, deling og digital udvikling i det offentlige.

Blog: Uadskillelige: Forretningsprocesser og information

Ca. læsetid: 5 mins

Blogindlæg af Martin Bo Jensen, Chefkonsulent / Arkitekt ved KOMBIT

 

Information og data bliver ofte udråbt til vor tids vigtigste råstof. Ligesom sten, bronze og jern har karakteriseret tidligere tidsaldre, befinder vi os nu til dags i informationsalderen.

I digitaliseringen af den offentlige sektor inkl. den fælleskommunale infrastruktur er vi nået langt i arbejdet med information som råstof: centrale og it-understøttede registre med grund- og metadata, standardiseret modellering og opmærkning af information i vores datamodeller og snitflader, og it-understøttet udveksling af information mellem løsninger og mellem myndigheder.

Der er dog fortsat myriader af uløste problemstillinger og spændende muligheder i relation til information, som vi fremadrettet skal tackle og udnytte. Derfor er det afgørende, at måden vi arbejder med information og data på fortsat er et centralt element i vores digitaliseringsstrategier og i de fælleskommunale digitaliseringsbestræbelser.

 

Information får værdi gennem forretningsprocesser

Imidlertid kan information som råstof alene ikke berettige dette fokus. Betydningen af informationer kommer først i spil, når informationerne indgår i løsning af opgaver. Vandkvalitetsmålinger, for eksempel, får først for alvor betydning, når de indgår i en forretningsproces til monitering og sikring af vandkvaliteten.

Information kan starte, indgå i og være resultatet af processer, men det er gennem etableringen og udformningen af forretningsprocesser, at vi kan skabe forandring og nå ønskede mål. Det er forretningsprocessen, der afgør, om og hvordan vi reagerer på vandkvalitetsmålingerne. Derfor er forretningsprocesser og information uadskillelige.

 

Måden vi i dag digitaliserer forretningsprocesser

Vi er også nået langt med digitaliseringen af forretningsprocesser. Mange forretningsprocesser er automatiserede, og it understøtter forretningsprocesser, for eksempel, i selvbetjeningsløsninger og sagsbehandlingssystemer. Imidlertid er it-understøttelsen af forretningsprocesser i dag typisk hårdt og tæt bundet til de specifikke it-løsninger. De digitaliserede forretningsprocesser er for det meste dybt forankrede i den fysiske implementering af de konkrete it-løsninger.

  • Hvor har vi, som for information, centrale og it-understøttede registre med forretningsprocesser?
  • Hvor i vores infrastruktur har vi, som for information, implementeret standardiseret og tværgående modellering af forretningsprocesser?
  • Hvor har vi, som for information, it-understøttede forretningsprocesser, der styrer interaktionen mellem løsninger og mellem myndigheder?

EcoKnow, der har deltagelse af bl.a. OS2 og flere kommuner, samt KL’s Arbejdsgangsbank er eksempler på svar på disse spørgsmål. Eksemplerne er dog få. Dette til trods for, at det, for eksempel, burde have samme interesse at arbejde med ensartede og sammenlignelige forretningsprocesser for monitering og sikring af vandkvaliteten, som det har at arbejde med ensartede og sammenlignelige data for vandkvaliteten.

 

Behov for nytænkning i måden vi digitaliserer forretningsprocesser 

Denne forskel i måden vi, i forbindelse med digitalisering, arbejder med henholdsvis forretningsprocesser og information på, resulterer i en ubalance. Det er uheldigt, da vores mulighed for i fællesskab at arbejde systematisk og ensartet med forretningsprocesser bl.a. reflekteres i vores kontrol med, hvordan informationer bringes i anvendelse.

Hvis ”motoren” er datadrevet, er det forretningsprocesserne, der skal sætte kursen. Et behov der kun bliver mere udtalt, hvis vi fremadrettet ønsker at kontrollere stadig mere komplicerede digitaliserede forretningsprocesser, der for eksempel anvender kunstig intelligens. 

Vi bør derfor sætte øget fokus på, hvordan vi understøtter og arbejder med digitaliserede forretningsprocesser på en måde, der er tættere på forretningen, mere tværgående og løsere koblet til de konkrete implementeringer. Der er behov for

  • At forretningen i højere grad får ejerskab af de digitaliserede forretningsprocesser med henblik på løbende indsigt og styring.
  • At vi mere systematisk kan monitere digitaliserede forretningsprocesser på tværs for at sikre løbende indsigt og styring.
  • At vi nemmere og hurtigere kan ændre og forfine digitaliserede forretningsprocesser, når opgaven, lovgivning eller lokale behov kræver det.

Et væsentligt skridt i denne retning ville være at give måden, vi digitaliserer forretningsprocesser på, øget og samme type fokus, som det fokus information og data allerede har - både i vores digitaliseringsstrategier og i de fælleskommunale digitaliseringsbestræbelser bl.a. i OS2.

 

--------

Billede af Jong Marshes på Unsplash.com

Kommentarer

Jeg er meget enig. Man fokuserer meget på data, men overser ofte, at gode forretningsprocesser både er fundamentet for at skabe kvalitetsdata og at få data omsat til forretningsværdi.

Årsagen til skævheden skal nok netop findes i, at forretningsprocesser er hårdt kodet i specifikke IT-systemer, bygget til specifikke problemer. Det er ikke noget man hurtigt laver om på.

Vores praktiske vinkel på hvordan dette kan udleves er, at have lige dele fokus på data og processer.

Når vi digitaliserer processer, indlæses data fra eksisterende systemer i platformen. Data transformeres til en model hvor de kan gøres aktive i processer. Data frigøres herved fra silosystemerne, og kan sammenstilles med data fra andre systemer.
Alene dette giver værdi og højner datakvaliteten, da man kan se hvor data ikke hænger sammen, eller få ny indsigt ved at se data i sammenhæng.

Processer er afkoblet fra data og eksekveres af en standard procesmotor. Dette giver i sig selv flere fordele:
* Data gøres aktive, og er grundlaget for at skabe værdi gennem processer,
* Forretningen får indsigt i, og ejerskab til de konkrete processer, da de kan se og forstå præcist hvad der sker,
* Det er nemt at ændre og forfine på forretningsprocesser, og iterativt gøre dem mere automatiske. Man kan altså undgå big bang løsninger,
* Man binder sig ikke hårdt til én implementation, da man altid kan skifte procesmotor, eller udløse processer i andre procesmotorer,
* Endelig er processerne altid er opdaterede, da det rent faktisk er disse processer som bliver udført.

Vi oplever stor success med denne tilgang, netop fordi data og processer er afkoblede, men tænkes sammen.
Forretningsprocesserne bliver gjort synlige for forretningen, så man iterativt kan få den til at passe til behovene, og ved at processerne rent faktisk eksekveres sikrer man, at de altid er opdaterede.

Publiceret i gruppen

Dette er et blogindlæg

Vi har mange eksterne skribenter tilknyttet der skriver blogindlæg, som OS2 publicerer. Indlægget er udtryk for skribentens holdning. Alle holdninger som kan udtrykkes indenfor OS2s retningslinjer og code of conduct er velkomne, kontakt os gerne hvis du har noget på hjertet.